Perakaunan Stok untuk PKS di Malaysia: Stok, Kos Jualan dan Keuntungan

Mengapa stok akhir mengubah untung anda?

Stok akhir mengubah untung kerana hanya kos barang yang benar-benar dijual layak masuk ke penyata untung rugi tempoh itu; apa yang masih ada di rak pada akhir tempoh ialah aset dalam kunci kira-kira. Sebab itu membeli stok terus mengurangkan wang tunai, tetapi hanya mengurangkan untung apabila barang itu dijual.

Bagi perniagaan yang mengira stok pada akhir setiap tempoh, pengiraannya ialah:

Kos jualan = stok awal + belian − stok akhir

Contoh: tahun kewangan seorang peniaga perkakasan di Pulau Pinang.

Perkara	RM
Jualan	480,000
Stok awal (dikira pada akhir tahun lepas)	60,000
Tambah: belian sepanjang tahun	330,000
Tolak: stok akhir (dikira pada akhir tahun ini)	(75,000)
Kos jualan	315,000
Untung kasar (kira-kira 34% daripada jualan)	165,000

Katakan kiraan tersilap memasukkan jubin rosak bernilai RM10,000 pada kos penuh, jadi stok akhir menjadi RM85,000. Kos jualan turun kepada RM305,000 dan untung kasar naik kepada RM175,000, iaitu untung yang tidak wujud. Kesilapan ini juga terbawa ke tahun depan, kerana angka RM85,000 yang terlebih menjadi stok awal tahun depan lalu menurunkan untung tahun itu dengan jumlah yang sama. Angka stok yang salah tidak hilang; ia memindahkan untung dari satu tahun ke tahun lain.

Untuk melihat kedudukan baris ini dalam laporan anda, baca cara baca penyata untung rugi dan kunci kira-kira. Untuk memahami mengapa stok mengikat wang tunai, lihat untung tetapi tiada tunai.

Berkala atau berterusan: rekod stok mana yang anda perlukan?

Sistem berkala merekod belian apabila berlaku dan mengira kos jualan daripada kiraan stok pada akhir setiap tempoh; sistem berterusan mengemas kini kuantiti dan kos setiap item setiap kali stok masuk atau keluar. Kedua-duanya boleh digunakan. Yang penting, kaedah itu sesuai dengan perniagaan anda dan diikuti secara konsisten.

	Berkala	Berterusan
Cara ia berfungsi	Belian direkod dalam akaun belian; stok dikira pada akhir bulan atau akhir tahun	Setiap penerimaan dan jualan mengemas kini kuantiti dan kos item serta-merta
Sesuai untuk	Kafe atau kedai kecil dengan sedikit jenis barang dan pusingan stok yang cepat	Peniaga dengan banyak item, sistem POS yang dipautkan kepada stok, atau beberapa cawangan
Apa yang anda nampak	Kos jualan hanya selepas setiap kiraan	Baki stok dan kos jualan pada bila-bila masa
Perlu berhati-hati	Tiada amaran tentang kehilangan antara kiraan	Rekod tersasar daripada keadaan sebenar jika penerimaan, pemulangan atau pindahan tidak dimasukkan

Sebuah kafe di Lembah Klang yang menggunakan kaedah berkala mungkin mengira bahan mentahnya pada malam terakhir setiap bulan. Dengan stok awal RM4,000, belian RM18,500 dan stok akhir RM3,500, kos makanannya ialah RM19,000, kira-kira 35% daripada jualan RM55,000. Jika dipantau setiap bulan, peratusan ini menjadi angka utama dalam akaun pengurusan kafe itu. Sistem berterusan pun tetap memerlukan kiraan, kerana kiraan itulah yang membuktikan rekod anda betul.

Bagaimana cara mengira stok?

Kira semua stok sekurang-kurangnya sekali setahun, setakat hari terakhir tahun kewangan anda, kerana angka itu masuk ke penyata kewangan dan pengiraan cukai. Perniagaan yang bergantung pada stok juga sering mengira setiap bulan, atau membuat kiraan kitaran: beberapa kumpulan produk setiap minggu, dengan item bernilai tinggi dan laris dikira lebih kerap.

1. Tetapkan potongan masa (cut-off). Pilih tarikh dan masa, hentikan penerimaan dan penghantaran barang jika boleh, dan catat nombor pesanan penghantaran dan nota penerimaan barang yang terakhir sebelum kiraan.
2. Sediakan helaian kiraan mengikut lokasi, yang menyenaraikan kod dan keterangan item tetapi bukan kuantiti yang dijangka, supaya pengira tidak tergoda menyalinnya.
3. Kira secara berpasangan: seorang mengira, seorang lagi mencatat. Tandakan setiap kawasan yang sudah selesai.
4. Asingkan masalah. Catat item rosak, luput dan lambat bergerak pada baris berasingan, dan ketepikan barang milik orang lain, seperti stok konsainan atau barang yang sudah dijual kepada pelanggan.
5. Bandingkan dan siasat. Semak kiraan dengan rekod, kira semula perbezaan besar, dan cari jualan, pemulangan atau pindahan yang belum direkod sebelum menerima sebarang kerugian.
6. Tandatangan dan simpan helaian. Orang yang bertanggungjawab menandatanganinya; helaian kiraan dan kiraan penilaian ialah sebahagian daripada rekod anda selama 7 tahun.

Kiraan stok ialah satu langkah dalam senarai semak tutup akaun bulanan dan juga senarai semak akaun akhir tahun.

Bagaimana menilai stok anda?

Stok dinilai pada kos, kecuali jika ia hanya boleh dijual pada harga lebih rendah daripada kos; dalam keadaan itu, nilainya diturunkan. Kos secara umumnya termasuk harga belian serta kos membawa barang ke premis anda, seperti kos pengangkutan masuk dan duti import, ditolak diskaun dagangan dan rebat.

Apabila anda membeli item yang sama pada harga berbeza, anda perlukan cara yang konsisten untuk menetapkan kos. Dua kaedah biasa ialah:

• Masuk dahulu, keluar dahulu (FIFO): stok paling lama dianggap dijual dahulu, jadi stok akhir dinilai pada harga terkini.
• Kos purata wajaran: setiap item membawa kos purata semua belian, dikira semula apabila belian baharu tiba.

Pilih satu bersama akauntan anda dan gunakannya setiap tahun. Kebanyakan PKS swasta di Malaysia melapor di bawah MPERS, dan akauntan anda akan menyemak kaedah anda berdasarkannya pada akhir tahun.

Peraturan kedua ialah prinsip kos atau nilai boleh realis bersih, yang mana lebih rendah. Nilai boleh realis bersih ialah harga jualan yang realistik bagi sesuatu item, ditolak kos untuk menyiapkan dan menjualnya. Contoh: peniaga perkakasan tadi memegang 200 kotak jubin yang tidak lagi dikeluarkan, berkos RM50 sekotak, atau RM10,000 kesemuanya. Kini jubin itu dijual pada RM32 sekotak dengan kos penghantaran dan jualan RM4 sekotak, jadi nilai boleh realis bersih ialah RM28 sekotak, atau RM5,600. Nilai stok itu diturunkan sebanyak RM4,400, dan kerugian itu muncul dalam untung tahun ini, bukan ketika jubin itu akhirnya habis dijual.

Apa perlu dibuat dengan stok rosak, luput atau lambat bergerak?

Uruskannya pada setiap kiraan, bukan pada akhir tahun sahaja. Jika dibiarkan pada nilai penuh, stok bermasalah diam-diam membesarkan aset dan untung anda.

• Kenal pasti: sediakan senarai umur stok dan tandakan item yang tiada jualan bagi tempoh tertentu, contohnya 6 atau 12 bulan, serta apa-apa yang rosak atau hampir luput.
• Putuskan: pulangkan kepada pembekal, beri diskaun, jual secara pakej, derma atau lupuskan. Setiap pilihan menunjukkan nilai sebenar item itu.
• Luluskan: pemilik atau pengurus meluluskan setiap penurunan nilai dan hapus kira, berserta sebabnya.
• Rekod: turunkan nilai stok kepada nilai boleh realis bersih, atau hapus kira sepenuhnya jika tiada nilai, dan simpan bukti: gambar, nota pelupusan, nota pemulangan atau nota kredit pembekal.
• Belajar: hapus kira berulang bagi produk atau pembekal yang sama ialah masalah pembelian, bukan masalah perakaunan sahaja.

Bagi perniagaan makanan, log pembaziran harian yang ringkas memainkan peranan yang sama. Cara penurunan nilai dan hapus kira dilayan dalam pengiraan cukai ialah soalan untuk ejen cukai anda, dan bukti yang lengkap memudahkan perbincangan itu.

Stok siapa sebenarnya? Konsainan dan barang dalam transit

Stok dimasukkan dalam buku akaun anda apabila perniagaan anda mengawalnya, dan ini tidak semestinya sama dengan tempat barang itu berada.

• Barang konsainan yang anda pegang untuk pembekal kekal milik pembekal sehingga anda menjualnya. Keluarkan daripada kiraan dan nilai stok anda, dan rekod jumlah yang terhutang kepada pembekal hanya apabila anda menjualnya.
• Barang yang anda letakkan secara konsainan di kedai penjual semula masih milik anda sehingga ia dijual. Masukkan dalam stok anda walaupun barang itu berada di kedai orang lain.
• Barang dalam transit bergantung pada terma penghantaran yang dipersetujui dengan pembekal. Jika terma menyatakan barang menjadi milik anda sebaik dihantar, ia stok anda walaupun masih dalam perjalanan; jika hanya menjadi milik anda semasa diterima, ia belum lagi stok anda.
• Barang yang diterima tetapi belum diinvois ialah milik anda. Rekod belian dan jumlah terhutang pada akhir tempoh supaya stok dan belian sepadan.
• Barang yang sudah dijual tetapi belum diambil ialah milik pelanggan. Keluarkan daripada kiraan dan pastikan jualannya direkod.

Bagaimana stok akhir mempengaruhi cukai anda?

Stok akhir mempengaruhi cukai kerana pengiraan cukai bermula daripada untung perakaunan, dan stok akhir terus mengurangkan kos jualan. Angka stok akhir yang lebih tinggi bermakna untung dan cukai yang lebih tinggi; angka yang lebih rendah memberi kesan sebaliknya.

Contoh: jika peniaga perkakasan tadi ialah syarikat yang layak bagi kadar cukai PKS, dan pendapatan bercukainya kekal dalam lingkungan RM150,000 pertama yang dikenakan 15%, lebihan nilai RM10,000 itu menambah cukai sebanyak RM1,500 bagi tahun tersebut. Kesannya berbalik pada tahun berikutnya, tetapi anda sudah membayar cukai lebih awal atas untung yang tidak pernah wujud.

Godaan sebaliknya, iaitu mengurangkan nilai stok untuk menjimatkan cukai, bukan perancangan cukai. Ia mengurangkan pendapatan, sukar dipertahankan jika LHDN menyemak rekod anda, dan boleh membawa kepada cukai tertunggak dan penalti. Pendekatan yang selamat ialah kiraan yang betul pada hari terakhir tahun kewangan, kaedah penilaian yang konsisten, dan bukti yang disimpan selama 7 tahun. Kiraan akhir tahun tidak boleh diulang kemudian: apabila akaun dan Borang C (perlu dihantar dalam tempoh 7 bulan selepas akhir tahun kewangan) disediakan, isi rak sudah berubah. Untuk peraturan yang lebih luas, lihat perbelanjaan perniagaan yang boleh ditolak cukai, dan sahkan layanan khusus dengan ejen cukai berlesen.

Kawalan apa yang memastikan rekod stok boleh dipercayai?

Beberapa semakan rutin memastikan rekod stok boleh dipercayai, dan kebanyakannya berlaku semasa barang masuk, berpindah atau keluar.

• Padankan setiap invois pembekal dengan pesanan penghantaran dan nota penerimaan barang sebelum membuat bayaran.
• Asingkan tugas jika boleh: orang yang menerima barang tidak sepatutnya menjadi satu-satunya orang yang merekod atau membayarnya.
• Rekod pindahan antara cawangan, outlet atau gudang pada hari ia berlaku.
• Rekod pemulangan kepada pembekal, nota kredit dan rebat, yang mengurangkan kos stok.
• Gunakan satu kod bagi setiap produk; kod berganda mewujudkan stok hantu dan kuantiti negatif.
• Kunci stor, hadkan siapa yang boleh masuk dan wajibkan kelulusan untuk hapus kira.
• Setiap bulan, pastikan jumlah senarai stok sepadan dengan akaun inventori dalam lejar, dan siasat kuantiti negatif atau margin yang luar biasa.

Jika margin untung kasar naik turun dari bulan ke bulan tanpa perubahan harga, rekod stok ialah tempat pertama untuk disemak. Panduan carta akaun untuk perniagaan kecil kami menunjukkan cara mengasingkan belian, kos pengangkutan dan kos jualan lain dalam blok tersendiri.

Bagaimana WeCount membantu

Simpan kira bulanan WeCount merekod belian dan jualan, menyesuaikan setiap akaun bank dan menyediakan laporan pengurusan yang menunjukkan margin untung kasar anda, supaya masalah stok dapat dikesan awal. Bagi perniagaan dengan stok yang mudah, angka kiraan anda digunakan untuk merekod stok akhir dan kos jualan, dan helaian kiraan disimpan bersama bukti yang diserahkan kepada profesional akhir tahun anda. Inventori yang kompleks, seperti beberapa gudang, pembuatan atau pengekosan item demi item, berada di luar pakej standard dan disebut harga secara berasingan. Perkhidmatan audit, ejen cukai dan perakaunan profesional yang dikawal selia disediakan melalui rakan kongsi yang diberi kuasa sewajarnya apabila diperlukan. Lihat perkhidmatan simpan kira bulanan atau pakej kami.