中小企业库存会计：期末库存怎样影响销售成本和利润

为什么期末库存会改变利润？

因为只有已经卖出的货品成本，才属于本期的损益；期末还在架上的货，是资产负债表上的资产。所以进货会马上减少现金，但要等货卖出后才会减少利润。

以期末盘点来计算的生意，公式是：

销售成本＝期初库存＋进货－期末库存

例子：槟城一家五金行的财政年度。

项目	RM
销售	480,000
期初库存（去年年底盘点）	60,000
加：全年进货	330,000
减：期末库存（今年年底盘点）	(75,000)
销售成本	315,000
毛利（约为销售的34%）	165,000

假设盘点时把RM10,000的破损瓷砖按原价算进去，期末库存变成RM85,000。销售成本降到RM305,000，毛利升到RM175,000，多出来的利润根本不存在。错误还会延续到下一年：多算的RM85,000成为明年的期初库存，明年的利润就会少算同样的金额。库存数字错了不会消失，只会把利润从一年挪到另一年。

想知道这些数字在报表的哪个位置，可看怎么看损益表和资产负债表；想明白库存为什么会卡住现金，可看有利润却没现金。

定期盘存还是永续盘存？你需要哪种库存记录？

定期盘存制在进货时记录采购，期末靠盘点算出销售成本；永续盘存制则在每次进货或出货时，即时更新每件货品的数量和成本。两种都可以用，关键是适合你的生意，并且一直贯彻执行。

	定期盘存	永续盘存
做法	进货记入采购科目，月底或年底盘点	每次收货和销售，都即时更新该货品的数量和成本
适合	货品种类少、周转快的咖啡馆或小店	货品繁多、POS连接库存或有多间分店的贸易商
看得到什么	每次盘点后才知道销售成本	随时知道库存量和销售成本
要注意	两次盘点之间的损失没有预警	收货、退货或调拨没有录入，记录就会和实际脱节

巴生谷一家用定期盘存的咖啡馆，可以在每月最后一晚盘点食材。期初库存RM4,000、进货RM18,500、期末库存RM3,500，食材成本就是RM19,000，约占RM55,000销售额的35%。每月追踪，这个百分比就成了管理报表里的关键数字。永续盘存也一样要盘点，因为盘点才能证明记录正确。

库存应该怎样盘点？

全部库存每年至少盘点一次，以财政年度最后一天为准，因为这个数字会进入财务报表和报税计算。依赖库存的生意也常每月盘点，或做循环盘点：每周盘几个产品类别，高价值和畅销的货盘得更勤。

1. 定好截止点（cut-off）。选定日期和时间，尽量暂停收发货，并记下盘点前最后一张送货单和收货单的号码。
2. 按地点准备盘点表，只列货品编号和名称，不列预期数量，免得盘点的人照抄。
3. 两人一组：一人点数，一人记录；每个区域点完就做记号。
4. 把问题货分开。损坏、过期和滞销的货另行记录；属于别人的货，如寄售货或已卖给客户待取的货，要放到一边。
5. 比对并追查。把盘点结果和记录比对，差异大的重新点，先查有没有漏记的销售、退货或调拨，再接受损失。
6. 签名并保存。负责人签名确认；盘点表和估值计算都是要保存7年的记录。

盘点是月结清单和年底结账清单里的一个步骤。

库存怎样估值？

库存按成本估值，但如果只能以低于成本的价钱卖出，就要减值。成本一般包括买价，加上把货运到你店里的成本，例如进货运费和进口关税，再减去商业折扣和回扣。

同一货品以不同价钱买进时，需要一致的方法来分配成本。常见的有两种：

• 先进先出（FIFO）：假设最早买进的货先卖出，期末库存就按最近的进价计算。
• 加权平均成本：每件货品按所有进货的平均成本计算，每次新进货就重新计算。

和会计师一起选定一种，每年沿用。马来西亚大部分私人中小企业按MPERS编制报表，会计师在年底会依据它检查你的方法。

第二条规则是成本与可变现净值孰低的原则。可变现净值是一件货品实际卖得到的价钱，减去完成和销售所需的成本。例子：上述五金行有200箱已停产的瓷砖，每箱成本RM50，共RM10,000。现在每箱只卖RM32，还要花RM4运送和销售，可变现净值就是每箱RM28，共RM5,600。库存要减值RM4,400，这笔损失计入今年的利润，而不是等到瓷砖清完才计。

损坏、过期或滞销的货怎么处理？

每次盘点都要处理，不要等到年底。问题货若一直按原价挂着，会悄悄把资产和利润都撑大。

• 找出来：定期列出库存账龄表，标出一段时间（例如6或12个月）没有卖出的货，以及损坏或快过期的货。
• 做决定：退回供应商、打折、搭配促销、捐出或报废。每个选择都反映货品的实际价值。
• 批准：每一笔减值和注销，都由老板或经理签批并注明原因。
• 入账：把库存减值到可变现净值，没有价值的就全数注销，并保留证据：照片、报废记录、退货单或供应商的贷项通知单。
• 检讨：同一产品或供应商一再注销，是采购问题，不只是会计问题。

餐饮业可用简单的每日耗损记录达到同样效果。减值和注销在报税时怎样处理，要问你的税务代理；证据齐全，沟通也更顺利。

货到底是谁的？寄售和在途货品

库存该不该记在你的账上，看的是公司是否控制这批货，而不是货放在哪里。

• 你代供应商寄售的货，在卖出前仍属于供应商。不要算进你的盘点和库存值，卖出时才记录欠供应商的款项。
• 你放在经销商那里寄售的货，在对方卖出前仍属于你。即使放在别人店里，也要算进你的库存。
• 在途货品要看和供应商约定的交货条款。如果条款规定货一出运就归你，路上的货也是你的库存；如果送达时才归你，那就还不是。
• 已收货但还没收到发票的货是你的。期末要记录这笔采购和应付款，库存和采购才对得上。
• 已卖出但客户还没取走的货属于客户。不要算进盘点，并确认销售已经入账。

期末库存怎样影响报税？

因为报税计算从会计利润出发，而期末库存直接减少销售成本。期末库存越高，利润和税就越高；反之亦然。

例子：如果上述五金行是符合中小企业税率的公司，而应课税收入仍在首RM150,000、税率15%的级距内，多算RM10,000库存，当年就要多缴RM1,500税。虽然下一年会反转回来，但你已经为从未赚到的利润提早缴了税。

反过来故意少报库存来省税，并不是税务规划。这等于少报收入，若LHDN审查你的记录很难解释，还可能被追税和罚款。稳妥的做法是：财政年度最后一天认真盘点、估值方法前后一致、证据保存7年。年底盘点无法事后补做，因为等到编制账目和Form C（财政年度结束后7个月内提交）时，架上的货早已不同。更完整的规则可看马来西亚可扣税开销，具体处理请向持牌税务代理确认。

哪些内部控制能让库存记录可靠？

几项日常检查就能让库存记录可靠，而且大多发生在货品进来、调动或出去的时候。

• 付款前，先把供应商发票和送货单、收货单核对一遍。
• 尽量分工：收货的人不应同时是唯一负责记录或付款的人。
• 分店、门市或仓库之间的调拨，当天就记录。
• 记录供应商退货、贷项通知单和回扣，它们会降低库存成本。
• 每种产品只用一个编号；重复编号会造成“幽灵库存”和负数量。
• 仓库上锁、限制出入，注销必须经过批准。
• 每月核对库存清单总额与分类账里的库存科目是否一致，并追查负数量或异常的毛利。

如果价格没变，毛利率却每月忽高忽低，首先就该检查库存记录。我们的中小企业会计科目表指南说明了怎样把进货、运费和其他销售成本归在同一段科目里。

WeCount 如何帮忙

WeCount的每月记账会记录采购与销售、为每个银行户口对账，并编制显示毛利率的管理报表，让库存问题及早浮现。库存较简单的生意，会用你的盘点数字记录期末库存和销售成本，盘点表也和其他凭证一起保存，交给你的年底专业人士。复杂库存，例如多个仓库、生产制造或逐项计算成本，不在标准配套之内，会另行报价。受监管的审计、税务代理及专业会计服务，在需要时由具备相应授权的合作伙伴提供。详情请看每月记账服务或配套价格。