Outsource simpan kira di Malaysia apabila kerja bulanan anda tidak cukup untuk satu jawatan sepenuh masa: anda membayar yuran tetap untuk skop yang jelas, bukan gaji, caruman KWSP, PERKESO dan SIP majikan, pengganti cuti dan penyeliaan. Ambil staf sendiri jika perlu seseorang di premis setiap hari untuk tunai, stok atau kelulusan. Anda juga boleh menggabungkan kedua-duanya.
- Bandingkan kos penuh seorang pekerja (gaji, KWSP, PERKESO, SIP, pengganti cuti, peralatan, penyeliaan), bukan gaji berbanding yuran.
- Walaupun pada gaji minimum RM1,700, seorang pekerja menelan kos lebih RM1,900 sebulan sebelum PERKESO, peralatan atau latihan.
- Outsource memberi skop bulanan yang jelas dan kesinambungan pasukan, tetapi tidak boleh mengurus tunai atau stok di premis anda.
- Model gabungan (admin dalaman kumpul dokumen, penyimpan kira luar buat penyesuaian dan laporan) mengekalkan kawalan tanpa pasukan kewangan penuh.
- Siapa pun yang membuat kerja, syarikat anda tetap bertanggungjawab menyimpan rekod yang betul selama 7 tahun.
Patutkah anda outsource simpan kira atau ambil akauntan sendiri?
Outsource simpan kira jika kerja bulanannya tidak cukup untuk satu jawatan sepenuh masa dan tiada keperluan seseorang berada di pejabat anda untuk melakukannya; ambil pekerja jika tugas itu memang sepenuh masa dan perlu dibuat di premis. Selebihnya panduan ini membantu anda menilai di pihak mana perniagaan anda berada.
Mula-mula, jelaskan tugasnya. Apabila pemilik berkata "ambil akauntan", selalunya mereka maksudkan kerani akaun atau penyimpan kira yang merekod jualan, belian dan perbelanjaan, membuat penyesuaian bank dan mengejar bayaran. Akauntan bertauliah pula menyediakan penyata kewangan dan pelarasan hujung tahun. Kedua-duanya tidak menggantikan juruaudit bebas (jika audit diwajibkan), ejen cukai berlesen untuk urusan cukai, atau setiausaha syarikat anda — lihat siapa buat apa untuk syarikat anda.
Anda ada tiga pilihan yang realistik:
- Staf sendiri — pekerja dalam senarai gaji anda menyimpan akaun.
- Outsource — perkhidmatan simpan kira melakukannya dengan yuran bulanan, berdasarkan dokumen yang anda hantar.
- Gabungan — admin dalaman mengurus kertas kerja harian dan menyelaras kelulusan; penyimpan kira luar membuat penyesuaian, menutup akaun bulanan dan menyediakan laporan.
Berapakah kos sebenar mengambil staf akaun sendiri?
Kos seorang pekerja jauh melebihi gaji dalam slip gaji. Caruman majikan, pengambilan, peralatan, latihan, pengganti semasa cuti dan orang yang menyemak kerja semuanya perlu ditambah — dan kebanyakannya tetap dibayar sama ada bulan itu sibuk atau lengang.
- Gaji: sekurang-kurangnya gaji minimum RM1,700 sebulan, yang terpakai kepada semua majikan mulai 1 Ogos 2025. Ini hanya had minimum undang-undang; gunakan gaji yang anda benar-benar akan tawarkan.
- KWSP majikan: 13% bagi gaji sehingga RM5,000 sebulan; 12% jika melebihi RM5,000.
- PERKESO majikan: mengikut jadual caruman PERKESO, atas gaji sehingga siling RM6,000.
- SIP majikan: kira-kira 0.2% daripada gaji, dengan siling RM6,000 yang sama.
- Pengambilan dan latihan: iklan, masa temu duga, minggu-minggu awal sebelum pekerja baharu produktif, dan latihan berterusan kerana peraturan e-Invois, SST dan gaji sentiasa berubah.
- Peralatan: komputer, langganan perisian perakaunan dan ruang kerja.
- Pengganti dan penyeliaan: cuti tahunan, cuti sakit dan peletakan jawatan meninggalkan jurang, dan seseorang yang lebih kanan perlu menyemak kerja serta meluluskan bayaran.
Contoh pengiraan (ilustrasi): mulakan dengan had minimum undang-undang.
| Kos | Sebulan | Setahun |
|---|---|---|
| Gaji pada kadar gaji minimum | RM1,700.00 | RM20,400.00 |
| KWSP majikan (13%) | RM221.00 | RM2,652.00 |
| SIP majikan (kira-kira 0.2%) | kira-kira RM3.40 | kira-kira RM40.80 |
| Jumlah kecil, sebelum PERKESO dan kos lain | kira-kira RM1,924 | kira-kira RM23,093 |
Itu belum termasuk PERKESO, perisian, komputer, latihan, pengganti cuti atau bonus. Gantikan RM1,700 dengan gaji yang anda benar-benar akan bayar: setiap RM100 tambahan gaji menambah kira-kira RM13 caruman KWSP majikan (bagi gaji sehingga RM5,000). Pekerja sepenuh masa juga dibayar untuk setiap hari bekerja — jika simpan kira anda hanya memerlukan beberapa hari sebulan, anda membayar masa yang tidak digunakan, melainkan pekerja itu turut membuat kerja pentadbiran lain. Kadar dan tarikh akhir diterangkan dalam panduan majikan KWSP, PERKESO, SIP dan PCB.
Apa yang diliputi oleh perkhidmatan simpan kira outsource?
Perkhidmatan outsource memberi anda skop kerja bulanan yang jelas dengan yuran tetap, dilakukan oleh satu pasukan dan bukan seorang pekerja. Skop bulanan biasanya merangkumi:
- Merekod jualan, belian dan perbelanjaan daripada dokumen yang anda hantar
- Penyesuaian setiap akaun bank dengan penyatanya
- Memantau penghutang (siapa berhutang kepada anda) dan pemiutang (kepada siapa anda berhutang)
- Sokongan rekod e-Invois, jika anda tidak dikecualikan
- Laporan pengurusan bulanan: penyata untung rugi, kunci kira-kira dan senarai umur hutang
- Rekod hujung tahun yang kemas untuk juruaudit atau ejen cukai anda
Ia berkesan apabila skop, tarikh akhir dokumen bulanan dan saluran komunikasi dipersetujui secara bertulis. Skopnya bukan tanpa had: pembersihan rekod lama, gaji, inventori yang kompleks atau mata wang asing mungkin disebut harga berasingan — cara yuran simpan kira ditetapkan menerangkan apa yang mempengaruhi harga.
Apa yang ia tidak boleh lakukan ialah hadir secara fizikal. Penyimpan kira luar tidak boleh mengira tunai anda, mengambil nota hantaran dari gudang atau mengejar pengurus untuk resit yang hilang. Seseorang dalam syarikat masih perlu mengumpul dokumen yang diperlukan penyimpan kira setiap bulan dan meluluskan bayaran.
Bagaimana staf sendiri, outsource dan gabungan dibandingkan?
Setiap model mengagihkan kos, kawalan dan risiko dengan cara berbeza. Gunakan jadual ini untuk menilai perniagaan anda:
| Faktor | Staf sendiri | Outsource | Gabungan |
|---|---|---|---|
| Struktur kos | Gaji tetap dan caruman, setiap bulan | Yuran tetap untuk skop dipersetujui; kerja tambahan disebut harga | Gaji admin yang lebih kecil dan yuran bulanan |
| Kesinambungan | Akaun terhenti bila staf bercuti atau berhenti | Pasukan penyedia menampung ketidakhadiran | Tutup akaun bulanan diteruskan walaupun admin tiada |
| Kawalan | Perlu orang kedua untuk menyemak dan meluluskan | Rekod dibuat oleh pihak luar; kelulusan bayaran kekal pada anda | Admin menyediakan, penyimpan kira luar menyemak, pengarah meluluskan |
| Kepakaran dan perubahan peraturan | Bergantung pada latihan seorang pekerja | Sebahagian tugas penyedia | Penyedia mengikuti peraturan; admin mengikut proses |
| Kehadiran di premis | Ya, setiap hari bekerja | Tidak | Ya, untuk tugas harian |
| Apabila perniagaan berkembang | Ambil pekerja lagi | Naik ke skop yang lebih besar | Tambah jam admin atau luaskan skop |
| Kefahaman operasi | Mendalam, setiap hari | Dibina melalui komunikasi yang jelas | Admin membawa konteks |
Bila outsource lebih sesuai, dan bila lebih baik ambil pekerja?
Outsource biasanya sesuai apabila
- Transaksi bulanan anda hanya memerlukan beberapa hari kerja simpan kira, bukan jawatan sepenuh masa.
- Anda mahukan kesinambungan semasa staf bercuti atau berhenti.
- Tiada sesiapa dalam syarikat yang boleh menyemak kerja kerani akaun.
- Anda mahu pihak yang tugasnya mengikuti perubahan e-Invois, SST dan gaji.
- Akaun anda tertunggak dan perlu dikemas kini secara tersusun dahulu — lihat cara menyelesaikan akaun tertunggak.
Ambil staf sendiri biasanya sesuai apabila
- Volum harian tinggi: banyak cawangan, banyak invois sehari atau pergerakan stok yang besar.
- Kerjanya fizikal dan di premis: mengurus tunai, menyediakan cek, bil di kaunter, kiraan stok.
- Pengurusan memerlukan angka terkini setiap hari.
- Anda sudah ada pengurus kewangan yang boleh menyelia dan menyemak.
Tiada angka transaksi rasmi yang menentukan pilihan. Sebelum memutuskan, jawab soalan ini dengan jujur: berapa transaksi dan akaun bank anda sebulan, adakah sesiapa perlu berada di premis setiap hari, siapa menyediakan dan meluluskan bayaran, berapa kerap pengurusan perlukan laporan, dan siapa akan menampung cuti serta pertukaran staf?
Bagaimana model gabungan berfungsi?
Dalam model gabungan, admin atau penyelaras kewangan dalaman mengurus kertas kerja harian dan menyelaras kelulusan, manakala penyimpan kira luar membuat kerja perakaunan bulanan. Pembahagian yang biasa:
- Admin dalaman: mengeluarkan invois, mengumpul resit dan bil pembekal, menyusun dokumen mengikut bulan, menyediakan permohonan bayaran dan mengingatkan pelanggan supaya membayar.
- Penyimpan kira luar: merekod transaksi, membuat penyesuaian setiap akaun bank, menyemak penghutang dan pemiutang, menutup akaun bulanan dan menyediakan laporan pengurusan.
- Pengarah: meluluskan bayaran, mengekalkan kuasa tunggal ke atas kebenaran bank dan menyemak laporan bulanan.
Ini melindungi kawalan dalaman: orang yang menyediakan bayaran bukan orang yang merekodnya, dan kedua-duanya tidak meluluskannya. Model ini juga mudah berkembang — tambah jam admin apabila volum meningkat, atau luaskan skop outsource sebelum anda memerlukan pasukan kewangan penuh. Semak semula pembahagian ini setiap tahun apabila volum dan kerumitan berubah.
Apa yang perlu ditanya kepada penyedia simpan kira sebelum menandatangani?
Minta jawapan secara bertulis — skop yang kabur ialah punca biasa bil mengejut dan kerja yang tertinggal.
- Apa sebenarnya tugas yang termasuk setiap bulan: penyesuaian bank, penghutang dan pemiutang, sokongan e-Invois, laporan?
- Bagaimana transaksi dikira, dan apa berlaku pada bulan saya melebihi had?
- Bagaimana, dan sebelum tarikh bila, saya perlu menghantar dokumen setiap bulan?
- Laporan apa yang saya terima, dan bila?
- Siapa orang hubungan saya, dan siapa menyemak kerja?
- Apa yang disebut harga berasingan: akaun tertunggak, gaji, inventori, mata wang asing?
- Bagaimana anda bekerjasama dengan juruaudit, ejen cukai dan setiausaha syarikat saya di hujung tahun?
- Siapa boleh melihat data saya, dan bagaimana akses dikawal?
- Jika saya berhenti, bolehkah saya mendapat eksport penuh rekod saya? Lihat cara tukar penyimpan kira tanpa kehilangan rekod.
Apa pun pilihan anda, kekalkan perkara asas di tangan sendiri: kuasa bank kekal dengan pengarah, anda boleh mengakses rekod bila-bila masa, dan anda membaca laporan bulanan. Di bawah Akta Syarikat 2016, syarikat mesti menyimpan rekod perakaunan yang menerangkan transaksinya, dengan catatan dibuat dalam tempoh 60 hari dan rekod disimpan selama 7 tahun. Outsource kerja tidak bermaksud outsource tanggungjawab itu.
Bagaimana WeCount membantu
WeCount ialah perkhidmatan simpan kira terurus di Kuala Lumpur. Setiap bulan kami merekod jualan dan belian anda, membuat penyesuaian akaun bank, memantau penghutang dan pemiutang, menyokong rekod e-Invois LHDN anda dan menyediakan laporan pengurusan, kemudian menyerahkan rekod yang kemas kepada profesional hujung tahun anda. Pakej bermula dari RM388 sebulan dan dipadankan dengan jumlah transaksi serta keperluan anda; kerja di luar skop disebut harga berasingan. Perkhidmatan audit, ejen cukai dan perakaunan profesional yang terkawal disampaikan melalui rakan kongsi yang diberi kuasa sewajarnya jika diperlukan. Lihat perkhidmatan simpan kira bulanan atau bandingkan pakej. Lihat apa yang termasuk dalam perkhidmatan perakaunan outsource kami di Malaysia.
Soalan lazim
Lebih murah outsource simpan kira atau ambil kerani akaun?
Bergantung pada jumlah kerja. Jika simpan kira hanya memenuhi sebahagian bulan, yuran tetap untuk skop itu boleh menjadi lebih rendah daripada gaji penuh campur KWSP, PERKESO dan SIP majikan, peralatan serta pengganti cuti. Jika tugas itu benar-benar sepenuh masa dan di premis, mengambil pekerja mungkin lebih berbaloi. Bandingkan jumlah setahun, bukan angka bulanan sahaja.
Berapa transaksi sebulan yang wajar untuk ambil staf akaun sepenuh masa?
Tiada angka rasmi. Volum penting, tetapi kerumitan dan tugas di premis seperti mengurus tunai atau mengira stok juga penting. Senaraikan tugas perakaunan harian dan bulanan, anggarkan masa untuk setiap satu, dan semak sama ada kerja harian benar-benar memerlukan seseorang di premis sebelum membuat keputusan.
Selamatkah memberi penyimpan kira luar akses kepada akaun syarikat?
Boleh selamat dengan kawalan yang munasabah. Beri akses bank untuk melihat sahaja, jangan sekali-kali kuasa membuat bayaran. Tanya siapa dalam pasukan penyedia boleh melihat data anda, bagaimana dokumen disimpan, dan sama ada kerahsiaan dinyatakan dalam terma bertulis. Simpan salinan setiap rekod supaya anda tidak bergantung pada satu pihak.
Perlukah juruaudit dan ejen cukai jika saya sudah ambil akauntan?
Biasanya ya. Pekerja tidak boleh mengaudit akaun yang dia sendiri simpan, jadi syarikat yang tidak dikecualikan daripada audit masih memerlukan juruaudit bebas yang diluluskan. Pengiraan cukai dan Borang C lazimnya diuruskan oleh ejen cukai berlesen, dan setiap syarikat mesti mempunyai setiausaha syarikat. Akauntan anda menyediakan rekod yang kemas untuk mereka semua.
Bolehkah saya outsource jika akaun sudah tertunggak berbulan-bulan?
Boleh. Penyedia biasanya memberi sebut harga berasingan untuk kerja kemas kini, membina semula bulan yang tertinggal daripada penyata bank dan dokumen, kemudian memindahkan anda ke skop bulanan. Mengemas kini bulan semasa sambil tunggakan diselesaikan menghalang jurang bertambah, terutamanya sebelum tarikh akhir Borang C dan SSM.
Sumber rasmi
Panduan ini ialah maklumat am untuk perniagaan di Malaysia setakat tarikh yang dinyatakan. Ia bukan nasihat cukai, undang-undang atau audit. Peraturan LHDN, SSM dan JKDM boleh berubah — semak panduan rasmi terkini atau ejen cukai atau juruaudit berlesen sebelum bertindak. Perkhidmatan audit, ejen cukai dan perakaunan profesional yang dikawal selia disediakan melalui rakan kongsi yang diberi kuasa sewajarnya jika diperlukan.
