外包记账还是请会计？马来西亚中小企业的选择指南

该外包记账，还是自己请会计？

如果每月的记账工作撑不起一个全职职位，也不需要有人坐在你公司里才能完成，就外包；如果这份工作确实是全职、而且必须在现场做，就请人。本文其余部分，是帮你判断公司属于哪一边。

先弄清楚是什么工作。老板们说“请会计”，很多时候指的是会计文员或记账员：记录销售、采购和开销，做银行对账，追收款项。合格的会计师则负责编制财务报表和年终调整。两者都不能取代独立审计师（须审计的公司）、处理税务申报的持牌税务代理，或你的公司秘书——详见会计师、审计师、税务代理和公司秘书的分工。

实际可行的做法有三种：

• 自己请人——由公司员工负责记账。
• 外包——由记账服务商按月收费，根据你交来的单据做账。
• 混合模式——内部文员处理日常单据、跟进审批，外部记账员负责对账、月结和报表。

自己请一位会计文员，真实成本是多少？

请一个人的成本，远远超过工资单上的薪水。雇主供款、招聘、设备、培训、请假替补，以及检查工作的人手，全都要加上去——而且不管当月忙或闲，大部分都照样要付。

• 薪水：不得低于每月RM1,700的最低薪金（2025年8月1日起适用于所有雇主）。这只是法定下限，请用你实际会开的薪水计算。
• 雇主公积金（EPF）：月薪RM5,000或以下为13%，超过RM5,000为12%。
• 雇主社险（SOCSO）：按PERKESO供款表缴交，工资上限RM6,000。
• 雇主就业保险（EIS）：约为工资的0.2%，同样以RM6,000为上限。
• 招聘与培训：刊登广告、面试时间、新人上手前的几个星期，加上持续培训——电子发票、SST和薪资规定不断改变。
• 设备：电脑、会计软件订阅和办公空间。
• 替补与督导：年假、病假和辞职都会让账目出现空档；还需要资深人员检查工作并批准付款。

计算示例（仅供说明）：以法定最低薪金为起点。

成本	每月	每年
按最低薪金计算的薪水	RM1,700.00	RM20,400.00
雇主公积金（13%）	RM221.00	RM2,652.00
雇主EIS（约0.2%）	约RM3.40	约RM40.80
小计（未含社险及其他成本）	约RM1,924	约RM23,093

这还没算社险、软件、电脑、培训、请假替补或花红。把RM1,700换成你实际会付的薪水：薪水每多RM100，雇主公积金就多约RM13（月薪RM5,000或以下）。全职员工每个工作日都要支薪——如果你的账每月只需要几天就能做完，除非这个人同时兼顾其他行政工作，否则你是在为用不到的时间付钱。供款率和截止日期详见雇主公积金、社险、EIS与PCB指南。

外包记账服务包括哪些工作？

外包服务以固定月费提供清楚界定的每月工作范围，由一个团队负责，而不是依赖一名员工。典型的每月范围包括：

• 根据你交来的单据，记录销售、采购和开销
• 每个银行户口都与月结单对账
• 追踪应收账款（谁欠你钱）和应付账款（你欠谁钱）
• 如果你不在豁免范围内，协助整理电子发票记录
• 每月管理报表：损益表、资产负债表和账龄分析
• 为审计师或税务代理准备整齐的年终资料

前提是服务范围、每月交单截止日和沟通渠道都以书面约定。外包也不是无限量：旧账整理、薪资、复杂库存或外币业务，可能需要另外报价——记账收费怎么定一文解释了影响价格的因素。

外包做不到的，是亲自到场。外部记账员无法替你点算现金、到仓库拿送货单，或在办公室里追着经理要遗失的收据。公司内部仍然需要有人收集记账员每月需要的文件，并批准付款。

自己请人、外包和混合模式怎么比较？

三种模式在成本、控制和风险上的分配各不相同。可用下表对照你的公司情况：

因素	自己请人	外包	混合模式
成本结构	固定薪水加供款，每月照付	约定范围的固定月费；额外工作另报价	较低的文员薪水加月费
连续性	员工请假或辞职，账就停	服务商团队顶上	文员不在时，月结照常进行
内部控制	需要第二个人检查和批准	外部负责记录，付款审批仍在你手上	文员准备、外部记账员检查、董事批准
专业与法规更新	取决于一个人的培训	是服务商本身的工作	服务商跟进法规，文员按流程执行
现场支援	有，每个工作日	没有	有，处理日常工作
业务扩大时	再请人	升级到更大的服务范围	增加文员工时或扩大服务范围
对公司运作的了解	深入，天天接触	靠清楚沟通建立	由文员提供背景

什么时候外包比较适合？什么时候该请人？

以下情况通常适合外包

• 每月的交易量只需几天的记账工作，撑不起一个全职职位。
• 希望员工请假或辞职时，账目不会中断。
• 公司内部没有人能检查会计文员的工作。
• 希望有专人负责跟进电子发票、SST和薪资规定的变化。
• 账目已经拖欠，需要先有系统地补账——见积压账目怎么补。

以下情况通常适合自己请人

• 每日交易量大：多家分行、每天大量发票，或库存进出频繁。
• 工作需要在现场亲手处理：收付现金、开支票、柜台开单、盘点库存。
• 管理层每天都需要当天的数字。
• 公司已有财务经理可以督导和检查。

没有官方规定多少笔交易就该请人。做决定前，老实回答这几个问题：每月有多少笔交易、多少个银行户口？是否每天都必须有人在现场？谁准备付款、谁批准？管理层多久要看一次报表？员工请假或流失时，由谁顶上？

混合模式实际上怎么运作？

在混合模式下，内部文员或财务协调员处理日常单据、跟进审批，外部记账员负责每月的会计工作。常见的分工是：

• 内部文员：开发票、收集收据和供应商账单、按月份整理文件、准备付款申请、提醒客户付款。
• 外部记账员：入账、为每个银行户口对账、检查应收应付、做月结和出管理报表。
• 董事：批准付款，独自掌握银行授权，并审阅每月报表。

这样能保住内部控制：准备付款的人不是记账的人，两者也都不是批准付款的人。这个模式也容易扩展——交易量增加时多加文员工时，或在真正需要完整财务团队之前，先扩大外包范围。随着交易量和复杂程度改变，建议每年检讨一次分工。

签约前要问记账公司哪些问题？

请对方以书面回答——服务范围含糊，往往就是意外账单和漏做工作的来源。

1. 每月具体包括哪些工作：银行对账、应收应付、电子发票支援、报表？
2. 交易笔数怎么计算？某个月超出时怎么处理？
3. 每月单据怎么交、最迟什么时候交？
4. 会收到哪些报表？什么时候交？
5. 谁是我的联系人？谁负责复核？
6. 哪些工作另外报价：补账、薪资、库存、外币？
7. 年底如何配合我的审计师、税务代理和公司秘书？
8. 谁能看到我的资料？权限怎么控制？
9. 如果我不续约，能否完整导出所有记录？见换记账公司时如何不丢失记录。

无论选哪一种，都要把基本控制留在自己手上：银行授权留在董事手中、随时可以查看自己的记录、每月阅读报表。根据《2016年公司法》，公司必须备存能解释其交易的会计记录，在60天内入账，并保存7年。外包的是工作，不是这份责任。

WeCount 如何帮忙

WeCount 是位于吉隆坡的托管记账服务。我们每月为你记录销售和采购、做银行对账、追踪应收应付、协助整理LHDN电子发票记录、编制管理报表，并把整齐的记录交给你的年终专业人士。配套每月RM388起，按你的交易量和需要配对；范围以外的工作另外报价。受监管的审计、税务代理及专业会计服务，在需要时通过具备相应资格的合作伙伴提供。了解我们的每月记账服务，或比较配套。 了解我们的马来西亚外包会计服务包含哪些内容。