Dokumen untuk simpan kira setiap bulan ialah penyata bagi setiap akaun bank, e-dompet dan penyelesaian kad; invois jualan, resit dan senarai e-Invois; bil pembekal dan resit perbelanjaan; bukti bayaran; rekod gaji serta resit bayaran KWSP, PERKESO, SIP dan PCB; dan rekod pinjaman, aset, SST serta stok. Hantar semuanya pada tarikh tetap awal bulan berikutnya.
- Setiap ringgit masuk atau keluar perlu dua rekod: baris penyata bank atau e-dompet dan dokumen yang menjelaskannya.
- Hantar penyata bagi semua akaun, termasuk e-dompet dan penyelesaian kad, bukan akaun semasa utama sahaja.
- Tetapkan tarikh akhir bulanan, contohnya 7 haribulan, supaya tarikh gaji, e-Invois dan SST tidak tersepit.
- Gunakan satu folder kongsi bagi setiap bulan dengan nama fail yang konsisten, dan ambil gambar resit pada hari itu juga.
- Penyimpan kira baharu juga perlukan dokumen sekali sahaja: rekod SSM, penyata kewangan terakhir, baki pembukaan dan nombor cukai.
Apakah dokumen yang diperlukan penyimpan kira setiap bulan?
Penyimpan kira anda memerlukan dua jenis bukti bagi setiap transaksi: bukti wang bergerak, seperti penyata bank atau e-dompet, dan dokumen yang menjelaskan sebabnya, seperti invois, bil, resit atau slip gaji. Bagi PKS biasa di Malaysia, pek bulanan merangkumi:
- Penyata bagi setiap akaun bank, e-dompet dan akaun penyelesaian kad atau QR
- Invois jualan, bil tunai, resit dan ringkasan POS, serta senarai e-Invois jika anda mengeluarkan e-Invois
- Bil pembekal, nota kredit dan penyata akaun pembekal
- Resit perbelanjaan, tuntutan kakitangan dan baucar tunai runcit
- Bukti bayaran yang anda buat
- Rekod gaji serta resit bayaran KWSP, PERKESO, SIP dan PCB
- Penyata pinjaman dan sewa beli
- Invois bagi peralatan, kenderaan atau pengubahsuaian yang dibeli
- Penyata SST, jika anda berdaftar
- Kontrak dan perjanjian baharu
- Helaian kiraan stok, jika anda menyimpan stok
Penyata bank ialah tulang belakangnya. Setiap baris di dalamnya perlu dipadankan dengan satu dokumen, dan apa-apa yang tiada dokumen akan menjadi pertanyaan. Untuk gambaran penuh bagaimana rekod ini menjadi akaun, baca panduan asas simpan kira untuk PKS Malaysia.
Dari mana mendapatkan setiap dokumen, dan mengapa ia penting?
Kebanyakan dokumen ini sebenarnya sudah ada di suatu tempat: dalam perbankan dalam talian, portal merchant, e-mel atau laci pejabat. Jadual ini menunjukkan di mana untuk mendapatkannya dan kegunaannya kepada penyimpan kira.
| Dokumen | Di mana mendapatkannya | Mengapa penyimpan kira memerlukannya |
|---|---|---|
| Penyata bank bagi setiap akaun, termasuk akaun mata wang asing dan simpanan tetap | Perbankan dalam talian: penyata PDF bulanan, serta muat turun CSV jika ada | Setiap penerimaan dan bayaran disesuaikan dengannya |
| Laporan penyelesaian e-dompet, terminal kad dan QR | Portal merchant atau penyata bulanan penyedia | Menunjukkan jualan kasar, yuran dan bayaran balik di sebalik setiap bayaran bersih |
| Penyata bayaran platform dalam talian | Papan pemuka penjual atau rakan niaga | Bayaran diterima selepas ditolak komisen dan caj, yang perlu direkod berasingan |
| Invois jualan, bil tunai, resit dan ringkasan harian POS | Sistem bil, buku invois atau laporan POS akhir hari | Merekod pendapatan dan hutang pelanggan |
| Senarai e-Invois, jika anda tertakluk kepada e-Invois | Portal MyInvois: dokumen yang dikeluarkan dan diterima bagi bulan itu | Memastikan buku akaun sepadan dengan apa yang disahkan oleh LHDN, termasuk nota kredit |
| Bil pembekal, nota kredit dan penyata akaun pembekal | E-mel atau pos daripada pembekal; penyata bulanan pembekal | Merekod belian dan jumlah terhutang; penyata mendedahkan bil yang tertinggal |
| Resit perbelanjaan, tuntutan kakitangan dan baucar tunai runcit | Resit kertas dan e-mel; borang tuntutan yang diluluskan | Menyokong setiap perbelanjaan dan potongan cukainya |
| Bukti bayaran | Pengesahan pindahan, keratan cek | Memadankan setiap bayaran dengan bil yang dijelaskan |
| Ringkasan gaji, slip gaji, pekerja baharu dan yang berhenti | Rekod gaji atau bahagian HR | Merekod gaji, elaun dan potongan |
| Resit bayaran KWSP, PERKESO, SIP dan PCB | KWSP i-Akaun, PERKESO ASSIST dan rekod bayaran LHDN | Mengesahkan caruman berkanun dibayar selewat-lewatnya 15 haribulan dan mengosongkan akaun perlu dibayar |
| Penyata pinjaman dan sewa beli | Bank atau syarikat kewangan anda | Memisahkan setiap ansuran kepada faedah dan pokok |
| Invois aset yang dibeli | Pembekal; perjanjian sewa beli | Direkod sebagai aset dan disusut nilai; diperlukan untuk tuntutan elaun modal |
| Penyata SST-02 dan resit bayaran, jika berdaftar | MySST | SST perlu dibayar dalam buku mesti sepadan dengan setiap penyata |
| Kontrak dan perjanjian baharu | Fail anda sendiri | Menjelaskan deposit, caj berulang dan komitmen |
| Helaian kiraan stok, jika ada stok | Kiraan akhir bulan atau akhir tahun anda | Stok akhir menentukan kos jualan dan untung |
Dua perkara mudah terlepas pandang. Laporan penyelesaian penting kerana bayaran masuk RM9,640 mungkin sebenarnya jualan RM10,000 ditolak yuran RM360, manakala penyata pembekal cepat menunjukkan bil yang tidak pernah sampai kepada anda. Kedua-duanya menjadikan penyesuaian bank bulanan jauh lebih cepat.
Jika perniagaan anda dikecualikan daripada e-Invois, tiada senarai e-Invois untuk dihantar; invois dan resit biasa memainkan peranan yang sama. Baca tentang pengecualian e-Invois RM3 juta untuk menyemak kedudukan anda.
Apa yang diperlukan penyimpan kira baharu pada hari pertama?
Apabila anda mula dengan penyimpan kira baharu, mereka juga memerlukan satu set dokumen sekali sahaja untuk menyediakan buku akaun dengan betul dan membawa ke hadapan baki yang tepat:
- Rekod SSM: dokumen pendaftaran dan cetakan maklumat syarikat terkini yang menunjukkan pengarah, pemegang saham dan tarikh akhir tahun kewangan (pemilik tunggal: pendaftaran perniagaan)
- Penyata kewangan terakhir, beraudit atau tidak beraudit, dan pengiraan cukai terakhir daripada ejen cukai anda
- Baki pembukaan pada tarikh mula: imbangan duga, atau sekurang-kurangnya baki bank, jumlah terhutang oleh pelanggan dan kepada pembekal, stok, pinjaman dan aset tetap
- Nombor cukai dan pendaftaran: nombor pengenalan cukai (TIN), serta nombor SST dan nombor majikan KWSP dan PERKESO jika ada
- Senarai semua akaun: bank, e-dompet, merchant, pinjaman dan sewa beli
- Daftar aset tetap, atau invois aset utama yang masih digunakan
- Kontrak semasa: perjanjian sewa premis, pinjaman, serta perjanjian dengan pelanggan dan pembekal utama
- Akses dan kelulusan: akses MyInvois dengan peranan pengguna yang betul jika anda mengeluarkan e-Invois, serta siapa yang meluluskan bayaran dan menjawab pertanyaan
Baki pembukaan paling penting. Jika ia tidak sepadan dengan penyata kewangan terakhir, setiap bulan selepasnya bermula dari titik yang salah. Jika anda berpindah daripada penyedia lain, panduan cara tukar akauntan atau penyimpan kira menyenaraikan apa yang perlu diminta daripada mereka.
Bagaimana menyusun dan menamakan dokumen anda?
Sistem yang ringkas dan konsisten lebih penting daripada alat yang digunakan. Tabiat ini sesuai untuk kedai seorang dan juga syarikat yang sedang berkembang:
- Satu folder kongsi bagi setiap bulan (contohnya "2026-09"), dengan sub-folder yang sama setiap kali: Bank, Jualan, Belian, Perbelanjaan, Gaji, Berkanun dan Lain-lain.
- Nama fail yang tersusun sendiri: tarikh, jenis, pihak dan jumlah, seperti "2026-09-14_bil_pembekal-jubin_RM1250.pdf".
- Ambil gambar resit kertas pada hari itu juga. Resit kertas terma akan pudar, jadi gambar yang diambil hari ini ialah salinan yang kekal.
- Tambah nota satu baris bagi apa-apa yang luar biasa: apa, untuk siapa dan mengapa, seperti "deposit boleh dikembalikan untuk lot kedai baharu".
- Tandakan item perniagaan pada penyata peribadi. Jika pengarah membayar kos perniagaan secara peribadi, hantar resit dan halaman penyata dengan item itu ditanda. Lebih baik lagi, berhenti mencampurkannya; lihat cara asingkan akaun perniagaan dan peribadi.
- Terjemah butiran penting. LHDN menghendaki rekod disimpan dalam bahasa Inggeris atau Bahasa Malaysia, jadi tambah nota ringkas pada resit dalam bahasa lain.
- Simpan semuanya selama 7 tahun. Salinan elektronik diterima asalkan boleh dikemukakan apabila diminta; lihat berapa lama perlu simpan rekod perniagaan.
Gunakan satu saluran sahaja. Dokumen yang bertaburan dalam mesej sembang, e-mel peribadi dan laci kereta menyukarkan akaun sesuatu bulan ditutup.
Bilakah dokumen perlu sampai kepada penyimpan kira?
Tetapkan satu tarikh awal bulan berikutnya, contohnya 7 haribulan, dan anggap ia seperti tarikh akhir bayaran bil. Beberapa tarikh akhir berkanun bergantung pada dokumen anda sampai tepat pada masanya:
| Perkara yang bergantung pada dokumen anda | Tarikh akhir | Mengapa dokumen awal penting |
|---|---|---|
| Bayaran KWSP, PERKESO, SIP dan PCB | Selewat-lewatnya 15 haribulan bulan berikutnya | Kerja lebih masa, pekerja baharu dan peletakan jawatan mesti diketahui sebelum bayaran dikira |
| e-Invois disatukan, jika anda mengeluarkannya | Dalam tempoh 7 hari kalendar selepas akhir bulan | Rekod jualan sebulan mesti lengkap dahulu |
| Penyata SST-02, jika berdaftar | Akhir bulan selepas setiap tempoh bercukai dua bulan | Angka jualan dan SST mesti muktamad |
| Catatan dalam rekod perakaunan syarikat | Dalam tempoh 60 hari selepas transaksi selesai (Akta Syarikat 2016, s245) | Dokumen lewat mendekatkan anda kepada had undang-undang |
| Laporan pengurusan bulanan | Sasaran anda sendiri, contohnya dua minggu selepas akhir bulan | Keputusan dibuat berdasarkan angka semasa, bukan angka lama |
Rentak yang praktikal: penyata bank dan penyelesaian pada 1 hingga 3 haribulan, perubahan gaji sebelum 5 haribulan, dan selebihnya sebelum 7 haribulan. Senarai semak tutup akaun bulanan kami menunjukkan apa yang dibuat oleh penyimpan kira seterusnya, dan panduan gaji menerangkan caruman berkanun.
Apa berlaku jika dokumen lambat atau hilang?
Dokumen yang lewat bukan sekadar melambatkan laporan; ia menjadikan angka yang anda harapkan salah dalam tempoh itu.
- Baris bank tanpa dokumen diletakkan dalam akaun gantung (suspense), jadi untung dan baki tidak boleh dipercayai.
- Bayaran gaji dan caruman berkanun dikira secara tergesa-gesa, atau dibayar lewat.
- Perbelanjaan tanpa bukti mungkin tidak diterima sebagai potongan cukai.
- Jurang bertimbun hingga akhir tahun, apabila akauntan, ejen cukai dan tarikh akhir Borang C (7 bulan selepas akhir tahun kewangan) tiba serentak.
Contoh: seorang peniaga perkakasan di Pulau Pinang menghantar dokumen pada 7 haribulan setiap bulan, tetapi bil pembekal bulan Ogos bernilai RM18,400 tersimpan dalam laci hingga Disember. Selama empat bulan, untung bulan Ogos kelihatan RM18,400 lebih tinggi daripada sebenar, penyesuaian bank membawa bayaran RM18,400 yang tiada padanan, dan pemilik merancang bonus akhir tahun berdasarkan angka yang tidak benar. Penyelesaiannya mudah: setiap bulan, minta penyata akaun daripada pembekal utama dan tandakan bil yang sudah ada di tangan.
Jika resit benar-benar hilang, lihat apa perlu dibuat apabila resit hilang. Jika anda sudah tertunggak beberapa bulan, mulakan dengan panduan mengemas kini akaun tertunggak.
Dokumen tambahan apa yang diperlukan mengikut jenis perniagaan?
Sesetengah perniagaan memerlukan beberapa dokumen tambahan setiap bulan. Masukkan ke dalam senarai semak jika berkaitan:
- Perdagangan dan runcit: pesanan penghantaran (DO) dan nota penerimaan barang, nota pemulangan dan rebat pembekal, serta helaian kiraan stok. Lihat perakaunan stok untuk PKS.
- Makanan dan minuman: laporan POS akhir hari, penyata bayaran platform penghantaran, dan rekod pembaziran atau kiraan stok.
- Kontraktor: tuntutan kemajuan dan sijil, wang tahanan (retention), bil subkontraktor dan tunai runcit tapak.
- Pengimport dan perniagaan dengan pembekal luar negara: invois mata wang asing, dokumen pengangkutan dan kastam, dan jika anda tertakluk kepada e-Invois, e-Invois bil kendiri yang anda keluarkan untuk pembekal asing. Lihat e-Invois bil kendiri.
- Perniagaan perkhidmatan: sebut harga atau kontrak yang ditandatangani, deposit diterima dan jadual bil bagi kerja jangka panjang.
Bagaimana WeCount membantu
Simpan kira bulanan WeCount dibina berdasarkan rutin dokumen seperti ini. Anda berkongsi penyata, invois, bil dan resit setiap bulan di satu tempat; pasukan kami merekod jualan dan belian, menyesuaikan setiap akaun bank, menjejak penghutang dan pemiutang, menyokong rekod e-Invois LHDN dan menyediakan laporan pengurusan. Pertanyaan tentang baris bank yang tidak jelas dikembalikan kepada anda semasa ia masih mudah dijawab, dan jejak bukti yang kemas sedia untuk profesional akhir tahun anda. Perkhidmatan audit, ejen cukai dan perakaunan profesional yang dikawal selia disediakan melalui rakan kongsi yang diberi kuasa sewajarnya apabila diperlukan. Lihat perkhidmatan simpan kira bulanan atau pakej kami.
Soalan lazim
Perlukah saya beri resit asal kepada penyimpan kira?
Biasanya tidak. Gambar atau imbasan yang jelas sudah memadai untuk simpan kira, dan rekod elektronik diterima LHDN asalkan boleh dikemukakan apabila diminta. Simpan resit asal atau salinan digital yang boleh dipercayai selama 7 tahun, dan imbas resit kertas terma awal kerana ia cepat pudar.
Cukupkah penyata bank sahaja untuk simpan kira?
Tidak. Penyata bank hanya menunjukkan wang bergerak, bukan untuk apa, sama ada ia kos perniagaan, atau berapa cukai yang terlibat. Penyimpan kira masih memerlukan invois, bil atau resit bagi setiap baris. Penyata bank berfungsi sebagai senarai semak yang menunjukkan dokumen mana yang tertinggal.
Apa perlu dihantar jika perniagaan saya dikecualikan daripada e-Invois?
Hantar invois jualan dan resit biasa sebagai ganti senarai e-Invois. Sehingga Oktober 2026, perniagaan dengan jualan tahunan kurang daripada RM3 juta dikecualikan, melainkan tertakluk kepada pengecualian khas berkaitan kumpulan syarikat, tetapi masih perlu mengeluarkan invois atau resit yang betul dan menyimpan rekod lengkap. Bil pembekal mungkin dalam bentuk e-Invois atau resit biasa; kedua-duanya diterima sebagai bukti.
Berapa lama perlu simpan dokumen simpan kira?
Simpan selama 7 tahun. Akta Cukai Pendapatan 1967 (seksyen 82) menghendaki rekod perniagaan disimpan selama 7 tahun, dan di bawah Akta Syarikat 2016 syarikat mesti menyimpan rekod perakaunan selama 7 tahun selepas transaksi selesai. Rekod mesti dalam bahasa Inggeris atau Bahasa Malaysia, dan salinan elektronik diterima.
Perlukah saya hantar penyata bank peribadi?
Hanya bahagian yang melibatkan perniagaan, contohnya jika anda membayar pembekal daripada akaun peribadi atau pelanggan membayar ke dalamnya. Hantar halaman itu dengan item perniagaan ditanda, berserta resitnya. Kemudian pindahkan transaksi perniagaan ke akaun perniagaan supaya masalah ini tidak berulang.
Sumber rasmi
Panduan ini ialah maklumat am untuk perniagaan di Malaysia setakat tarikh yang dinyatakan. Ia bukan nasihat cukai, undang-undang atau audit. Peraturan LHDN, SSM dan JKDM boleh berubah — semak panduan rasmi terkini atau ejen cukai atau juruaudit berlesen sebelum bertindak. Perkhidmatan audit, ejen cukai dan perakaunan profesional yang dikawal selia disediakan melalui rakan kongsi yang diberi kuasa sewajarnya jika diperlukan.
