客户拖欠付款怎么办？马来西亚中小企业应收账款追收指南

客户拖欠付款，应该怎么追？

追收逾期款项，靠的是有条理，而不是凶：清楚知道谁欠多少，交货前先谈好条款，再按固定时间表跟进。客户迟付是许多有利润的马来西亚中小企业仍然缺现金的常见原因，承包商、贸易商、印刷厂和代理公司尤其明显，因为30天、60天甚至90天的付款期在这些行业很普遍。

能准时收到钱的公司，通常都坚持做好五件事：

1. 每周或每月查看应收账款账龄报告，不让任何一笔欠款被遗忘。
2. 开工前就以书面约定信用条款、信用额度和订金。
3. 及时、准确地开发票，附上客户会计部需要的订单（PO）号码和送货证明。
4. 按固定时间表寄提醒和对账单，而不是等到没钱了才去追。
5. 有清楚的升级流程：暂停供货、最后通知，最后才找律师。

以下逐步说明，并附上可以直接参考的 RM 例子。

什么是应收账款账龄报告？怎么看？

应收账款账龄报告（AR ageing / debtors ageing）列出所有未付款的客户发票，并按发票的“年龄”分组。这是追款最实用的一份报告，因为哪些欠款正在变老，一眼就看得出来。

例子：一家槟城五金贸易商给客户30天付款期。月底的账龄报告（按发票日期起算天数）如下：

客户	0–30天	31–60天	61–90天	90天以上	合计（RM）
A，装修承包商	18,000	6,500	0	0	24,500
B，五金零售店	9,200	0	0	0	9,200
C，建筑分包商	0	12,000	8,400	0	20,400
D，零售店，已不回复	0	0	0	7,600	7,600
合计	27,200	18,500	8,400	7,600	61,700

付款期是30天，所以0–30天以外的金额全部已经逾期：共 RM34,500，超过客户欠款总额的一半。怎么看：

• 客户 A 大部分未到期，RM6,500 发个礼貌提醒就够了。
• 客户 B 正常，不需要行动。
• 客户 C 开始拖了。这周就打电话，问清楚是否有争议或缺了文件，约好付款日期后才再给赊账。
• 客户 D 有问题。暂停供货、发最后通知，并评估这笔钱还收不收得回来。

也要留意集中风险：A 和 C 合共欠 RM44,900，接近总额的四分之三，其中任何一家出问题，现金都会大受影响。有些报告是按到期日计算账龄（未到期、逾期1–30天等），两种都可以，只要你知道自己看的是哪一种。

账龄报告准不准，取决于背后的记录。如果收款没有对应到发票、贷项通知单（credit note）没有冲销，或订金记错了客户，报告就会显示其实已经付了的欠款。所以每次追款前，先做好银行对账。

中小企业应该订立怎样的信用条款？

信用条款就是你和客户之间关于何时、如何付款的书面约定。要写进报价单、销售订单或合约，在交货前让客户接受，并在每张发票上重复列明。

• 付款期限：写清楚，例如“发票日期起30天内付款”，而不是只写“30天”。
• 信用额度：客户同一时间最多可以欠的金额。新客户从低额度开始，付款记录良好再调高。
• 订金和分期开单：订制订单、工程项目和首次订单，可以先收部分款项。例子：RM20,000 的装修工程收30%订金，就能在买材料前先收到 RM6,000。比例由你自行决定，不是法律规定。
• 逾期费用：如果想对逾期款项收利息，一般必须写在客户事先接受的条款里，措辞请让律师过目。
• 付款方式：列明银行户口名称和号码，并请客户转账时注明发票号码，方便对账。

给新的商业客户赊账前，先核对对方在 SSM 的注册名称和号码，确保发票上用的是这个合法名称。花几分钟核对，日后跟进或升级处理都会顺利得多。

逾期发票应该什么时候提醒？

礼貌而有规律的时间表，远比偶尔一通发火的电话有效。大部分迟付并不是不肯付，而是发票寄错了人、少了 PO 号码，或错过了客户的付款批次。

时间	行动
开票当天	把发票寄给真正负责付款的人（通常是对方会计部，而不是平时联络的人），附上 PO 号码和已签收的送货单
到期前7天	友好提醒，附上列出所有未付发票的对账单（statement of account）
到期后1天	简短电邮或讯息：发票编号、金额、到期日，并请对方告知付款日期
逾期14天	打电话，要求具体付款日期，并问清楚由谁审批
逾期30天	由老板或董事亲自打电话；暂停新的赊账或送货
逾期60天	发出书面最后通知；决定是否交给律师处理

让时间表奏效的三个习惯：

• 每月寄对账单给每个赊账客户，双方漏开的发票和未对应的付款都会浮现出来。
• 记录每一个承诺：谁说了什么、答应哪一天付。“下个星期五”过了，你可以准确地提醒对方。
• 把真正的争议和单纯不付款分开。价格或数量开错了，就尽快更正；已验证的电子发票过了72小时，只能用贷项或借项通知单电子发票（credit note / debit note）更正。有争议的发票放着不处理，只会越拖越久。

什么时候该暂停供货或发律师信？

客户已远远超过付款期又不配合时，就该暂停其户口；律师信是最后一步，而不是第一步。继续送货给不付钱的客户，只会让风险金额越滚越大。

• 暂停供货或赊账：清楚告诉客户，在逾期余额付清之前，新订单须货到付款或预先付款。
• 提供分期还款：暂时周转不灵的客户，也许能按约定分期还清。把还款计划写下来，并逐笔跟踪。
• 最后通知：由董事发出措辞坚定的书面通知，列明金额、相关发票和最后期限。
• 律师信：最后期限过后，可由律师发出正式催款信（letter of demand），并就下一步提供意见。适合的途径视金额和客户而定，请咨询律师，不要自行处理。

保留发票、送货单、对账单、提醒和通话记录的副本。这些是律师、审计师或税务代理会要求的证据，也属于须保存7年的业务记录。

什么时候该核销坏账？

当你有充分理由相信款项收不回来（例如客户已结业、找不到人或正被清盘），而且已经合理地尽力追讨，就可以考虑核销坏账。

• 保留证据：提醒、对账单、通话记录、最后通知和律师信。
• 不确定时先计提：不少公司会先为旧欠款计提呆账准备，确定收不回时才核销。会计师会按公司采用的会计准则处理。
• 明白这笔分录：核销会把余额从应收账款中移除，并在损益表记一笔开销；但客户的法律付款责任并没有因此消失。
• 确认税务处理：坏账能否扣税要看具体事实和证据，请在年度税务计算定稿前向持牌税务代理确认。
• 日后收回款项时，在收到钱时记为收入。

核销应在年内依据清楚的证据决定，而不是年底匆忙处理。每月检查“90天以上”这一栏，就不难做到。

客户迟付款对现金流有什么影响？

卡在应收账款里的每一令吉，都不能用来发薪水、付供应商，或缴交每月15日前要付的上月公积金（EPF/KWSP）、社险（SOCSO/PERKESO）、就业保险（EIS）和每月税务扣除 PCB。公司账面有利润、户口却越来越干，原因就在这里，详见有利润没现金。

一个简单指标是应收账款天数（debtor days）：应收账款 ÷ 每月赊账销售 × 30。假设上面的五金商每月赊账销售约 RM45,000，客户欠的 RM61,700 就约等于41天的销售（61,700 ÷ 45,000 × 30）。付款期是30天，代表客户平均迟付约11天，这段差距就是你免费借给客户的现金。如果应收账款增长得比销售快，差距就在扩大。

每月在管理报表里追踪应收账款天数和逾期总额，并把更新账龄报告列为月结的固定步骤。数字一旦开始上升，就是提早出现的警号，远早于银行余额反映出来。

WeCount 如何帮忙

WeCount 的每月记账服务包括把客户收款对应到发票、随时更新应收账款账龄报告，并准备可以直接寄给客户的对账单。追谁、什么时候追由你决定；我们确保你追的余额是正确的。我们的管理报表把应收账款天数、逾期余额与利润和现金并列。坏账的税务意见由持牌税务代理提供，法律追讨则交由你的律师处理。