马来西亚生意账目要保存几年？LHDN 与公司法令的7年规定

马来西亚的生意记录要保存多久？

至少7年。有两条法律规定了保存期限，大部分生意至少受其中一条约束：

法律	适用对象	规定内容
《1967年所得税法令》第82条	一般生意：独资、合伙及公司	记录保存7年，使用英文或马来文；电子记录只要能按要求提供，即可接受
《2016年公司法令》第245条	公司，包括所有 Sdn Bhd	保存能解释交易和财务状况的会计记录；在交易完成后60天内入账；在交易完成后保存7年

对 Sdn Bhd 来说，两条规定互相重叠，实务上的答案很简单：及时入账，所有财务记录至少保存7年。休眠公司也不例外，仍须保存记录，并每年提交 Form C。不论你用纸本、电子档案或两者并用，这些规定都适用。

7年从什么时候开始算？

按公司法令，7年从交易完成时起算，所以仍在进行中的交易还没开始计算。一个简单的做法可以同时满足两条法律：把每个财政年当作一个档案，在该年结束后至少保存满7年。

财政年截至	该年记录至少保存到
2024年12月31日	2031年12月31日
2025年12月31日	2032年12月31日
2026年6月30日	2033年6月30日

有些记录最好保存得更久：

• 贷款和分期付款：合约和结单保存到全部还清，之后再保存7年。
• 仍拥有的资产：机器、货车或装修的购买发票，在资产使用及申请资本津贴期间都要保存，出售或注销后再保存7年。
• 未了结的事项：与税务查询、纠纷或保险索赔有关的文件，即使已满7年，也要保存到事情结束。

如果不确定某份文件该保存多久，可以请税务代理确认。

哪些记录需要保存？

凡是能支持账目或报税表上某个数字的文件，都要保存。可用下表作为清单：

类别	需保存的记录	为什么重要
销售	销售发票、现金单、开出的收据、贷项通知单（credit note）、POS 每日报表、电子发票	证明你申报的收入
采购与开销	供应商发票、收据、送货单、付款凭单、员工报销	支持扣税开销和销售成本
银行与付款	所有银行户口月结单、电子钱包和商户结算报表、转账确认	把进出的钱与单据对上
薪资	薪资单、雇佣合约、公积金、社险、就业保险和 PCB 记录、EA 表格、Form E	支持薪资成本和法定缴款
资产与融资	资产发票、分期付款及贷款合约、贷款结单	支持资本津贴和贷款余额
合约	租约、客户和供应商合约、已接受的报价单	说明定期费用和条款
账目与税务	总账、试算表、银行对账、财务报表、税务计算、Form C、CP204、SST 申报表	说明数字是怎么算出来的

只有银行月结单，只能证明钱有进出，却说明不了买了什么、为什么是生意开销。每一笔付款都要保存对应的发票或收据，开销才能通过“完全且专门”用于生意的原则，详情见我们的马来西亚可扣税开销指南。

记录可以用电子方式保存吗？要用什么语言？

可以。只要能在 LHDN 要求时提供，电子记录就可以接受；记录必须使用英文或马来文。实务上，“能提供”的意思是，几年后别人也能找到并看懂这份文件：

• 扫描件和照片要清楚：日期、供应商、金额和内容都看得到。
• 热敏纸收据收到后尽快扫描，以免字迹褪色。
• 按财政年和月份建立文件夹，与会计期间一致。
• 每份文件都能对应到账目里的分录，反过来也一样。
• 在第二个地点备份，并限制权限，避免文件被随意修改或删除。
• 员工离职或订阅更换后，文件仍然打得开。

如果供应商的单据是其他语言，请在账目中用英文或马来文记录该交易，并保留原件；这类文件该怎么处理，可以问你的税务代理。某些文件扫描后是否还要保留纸本正本，也最好对照 LHDN 的最新指引确认。

MyInvois 上的电子发票能取代自己的记录吗？

不能。已验证的电子发票存放在 IRBM 的 MyInvois 系统，并带有二维码（QR code）或验证链接，但它不能取代你自己的记录。每一张开出或收到的电子发票，都应保存：

• 已验证电子发票的副本，连同二维码或验证链接；
• 背后的单据，例如送货单、贷项通知单，以及每月综合电子发票背后的收据；
• 与账目分录的对应关系，让电子发票、付款和账目一致。

用电邮发给客户的 PDF 发票，本身并不是电子发票，只有经过验证的版本才算。获豁免电子发票的企业（截至2026年10月，年营业额低于RM300万者；关联公司等例外情况见我们的电子发票 RM300万豁免指南）仍须开一般发票和收据，并完整保存7年。如果发现自强制实施日期以来有漏开或开错的电子发票，可以和税务顾问一起研究电子发票自愿披露计划（SVDP），开放期为2026年7月7日至2027年12月31日。

遗失收据要付出多少代价？计算例子

开销没有单据支持时，遗失的文件就会变成额外的税。例子：一家享有中小企业税率的槟城五金贸易 Sdn Bhd，全年申报RM36,000的运输和维修开销，但只找得到RM21,000的发票。

项目	金额
申报的开销	RM36,000
有发票支持	RM21,000
没有单据支持	RM15,000
若RM15,000不获扣除，按17%税率区间计算的额外税款	RM2,550
若收入落在24%税率区间的额外税款	RM3,600

这还没算任何罚款，而且同样的缺口可能在每个被审查的年份重复出现。当下补救便宜得多：向供应商索取发票副本，保留银行或电子钱包的付款记录，并填写由批准该开销的人签名的付款凭单。但要现实一点：自制的凭单不一定被接受为报税证明，只能当作临时补救。详情请看收据遗失与零用金指南。

记录不完整或账目拖欠，该怎么办？

现在就开始，不要等到有人来问，并按以下顺序处理：

1. 下载所有生意银行户口、电子钱包和商户户口在需要重建期间的结单。
2. 向供应商索取遗失的发票和对账单副本，大部分供应商都能补发。
3. 根据发票、POS 报表和支付平台报表重建销售记录，并与存款对上。
4. 从最早的月份开始逐月补账，边做边完成每个银行户口的对账。
5. 之后每个月都在60天期限内提早入账，单据一到就归档。

公私钱混在一起会让这项工作困难得多，因为每一笔说不清的存款都要追查。如果已经拖欠几个月甚至几年，我们的补账指南会说明完整流程，而记账需要的文件清单则列出每个月要收集什么。

WeCount 如何帮忙

WeCount 每月为你记录交易、完成每个银行户口的对账，并按期间整理单据，让每一笔分录都能追溯到对应的发票或收据。缺漏的单据会在供应商仍能补发时提出，年底档案也会整齐地交给你的会计师、税务代理或审计师。受监管的审计、税务代理及专业会计服务，会在需要时通过获授权的合作伙伴提供。了解我们的每月记账服务，或联系我们。