记账需要什么文件？马来西亚中小企业每月文件清单

记账员每个月需要哪些文件？

每一笔交易，记账员都需要两种凭证：一是钱确实进出的证明，例如银行或电子钱包月结单；二是说明这笔钱为什么进出的文件，例如发票、账单、收据或工资单。一般马来西亚中小企业每个月要交的文件包括：

• 每个银行户口、电子钱包和刷卡或QR收款结算户口的月结单
• 销售发票、现金单、收据和POS汇总；如有开电子发票，再加电子发票清单
• 供应商账单、贷项通知单（credit note）和供应商对账单
• 开销收据、员工报销单和零用现金单
• 你所做付款的付款证明
• 薪资记录，以及公积金、社险、EIS和PCB缴款收据
• 贷款与租购（HP）月结单
• 购买设备、车辆或装修的发票
• SST申报表（如已注册）
• 新签的合约与协议
• 库存盘点表（如有库存）

银行月结单是整套文件的骨干。上面每一行最终都要对上一份文件，对不上的就会变成疑问。想了解这些记录怎样变成账目，可以先看马来西亚小生意记账基础。

每份文件去哪里拿？为什么需要？

这些文件其实大多已经存在：在网上银行、商家后台、电邮或办公室抽屉里。下表列出每份文件去哪里拿，以及记账员拿来做什么。

文件	去哪里拿	记账员为什么需要
所有银行户口的月结单，包括外币户口和定期存款	网上银行：每月PDF月结单，能下载CSV更好	每一笔进出都要拿它来对账
电子钱包、刷卡机和QR收款结算报告	服务商的商家后台或月结单	显示每笔净入账背后的销售总额、手续费和退款
网购平台结算单	卖家或合作商后台	入账金额已扣佣金和费用，这些要另外入账
销售发票、现金单、收据和POS每日汇总	开单系统、发票簿或POS日结报告	记录收入和客户欠款
电子发票清单（如须实施电子发票）	MyInvois平台：当月开出和收到的文件	确认账目与LHDN已验证的电子发票一致，包括贷项通知单
供应商账单、贷项通知单和对账单	供应商的电邮或邮寄；每月对账单	记录采购和应付款；对账单能找出漏交的账单
开销收据、员工报销单和零用现金单	纸本与电邮收据；已批准的报销单	支持每笔开销及其扣税
付款证明	转账确认、支票存根	把每笔付款对上它所支付的账单
薪资汇总、工资单、新进与离职员工资料	薪资记录或人事部门	记录薪金、津贴和扣款
公积金、社险、EIS和PCB缴款收据	KWSP i-Akaun、PERKESO ASSIST和LHDN缴款记录	确认法定缴款在15日或之前付清，并清掉应付科目
贷款与租购月结单	银行或财务公司	把每期供款分成利息与本金
购买资产的发票	供应商；租购合约	记为资产并折旧；申请资本免税额时需要
SST-02申报表与缴款收据（如已注册）	MySST	账上的应付SST必须与每次申报一致
新合约与协议	自己的文件	说明押金、固定收费和各项承诺
库存盘点表（如有库存）	月底或年底盘点	期末库存决定销售成本和利润

有两样东西最容易被忽略。一是结算报告：一笔RM9,640的入账，可能其实是RM10,000的销售扣掉RM360手续费；二是供应商对账单，它能很快找出从没送到你手上的账单。两者都能让每月的银行对账快很多。

如果公司豁免电子发票，就没有电子发票清单要交，普通发票和收据能起同样作用。是否豁免，可以看电子发票RM300万豁免一文。

换新记账员时，第一天要交什么？

开始和新的记账员合作时，对方还需要一套一次性的文件，才能正确建账并结转正确的余额：

• SSM记录：注册文件，以及显示董事、股东和财政年度结束日的最新公司资料（独资生意：商业注册资料）
• 上一年的财务报表（已审计或未审计），以及税务代理做的上一份税务计算
• 期初余额：开始日的试算表，或至少包括银行余额、客户欠款、欠供应商款项、库存、贷款和固定资产
• 税务与注册号码：税务识别号（TIN），以及SST注册号和雇主公积金、社险号码（如有）
• 所有户口清单：银行、电子钱包、商家、贷款和租购户口
• 固定资产登记表，或仍在使用的主要资产发票
• 现有合约：店租、贷款，以及主要客户和供应商的协议
• 权限与审批：如有开电子发票，提供正确用户角色的MyInvois权限；并说明谁批准付款、谁负责回答疑问

期初余额最关键。如果它和上一年的财务报表对不上，之后每个月都从错误的起点开始。如果你是从别家公司转过来，换会计或记账公司指南列出了要向旧公司索取哪些资料。

文件该怎么整理和命名？

简单而一致的方法，比用什么工具更重要。以下习惯不论一人小店还是成长中的公司都适用：

• 每个月一个共享文件夹（例如“2026-09”），每次都用相同的子文件夹：银行、销售、采购、开销、薪资、法定缴款、其他。
• 文件名一看就能排序：日期、类型、对象、金额，例如“2026-09-14_账单_瓷砖供应商_RM1250.pdf”。
• 纸本收据当天拍照。热敏纸收据会褪色，当天拍下的照片才是保得住的那一份。
• 特别的项目加一句备注：是什么、为谁、为什么，例如“新店屋可退还押金”。
• 在私人月结单上标出公司项目。如果董事用私人户口付了公司开销，就交收据和标出该项目的月结单页。更好的做法是别再混用，详见公司与私人户口为什么要分开。
• 翻译关键资料。LHDN要求记录以英文或马来文保存，所以中文或其他语文的收据，最好加一句英文或马来文备注。
• 所有文件保存7年。电子副本只要能在要求时出示就可接受，详见账目要保存几年。

只用一个渠道交文件。散落在聊天讯息、私人电邮和车里的文件，会让当月的账很难结清。

每个月几号前要交文件？

和记账员约定次月初的一个固定日期，例如7日，并像对待账单到期日一样遵守。好几个法定期限都取决于文件是否准时：

取决于文件的事项	期限	为什么要早交
公积金、社险、EIS和PCB缴款	次月15日或之前	加班、新员工和离职资料要先确定，才能计算缴款
合并电子发票（如适用）	月底后7个日历日内	当月销售记录必须先齐全
SST-02申报（如已注册）	每两个月应税期结束后的下个月底	销售和SST数字必须定案
公司账目入账	交易完成后60天内（2016年公司法第245条）	文件迟交，会逼近法律期限
每月管理报表	自定目标，例如月底后两周内	用最新数字做决定，而不是旧数字

比较可行的节奏是：1至3日交银行和结算月结单，5日前交薪资变动，其余文件7日前交齐。记账员拿到文件后做什么，可看月结清单；法定缴款细节则见雇主公积金、社险、EIS与PCB指南。

文件迟交或不见了会怎样？

文件迟交不只是报表延误，而是在这段时间里，你所依赖的数字都是错的。

• 没有文件的银行记录只能先放进暂记账（suspense），利润和余额都不可靠。
• 薪资和法定缴款要赶着算，甚至迟缴。
• 没有凭证的开销，可能不被接受为扣税项目。
• 缺口一路累积到年底，会计师、税务代理和Form C截止日期（财政年度结束后7个月）同时压到。

例子：槟城一家五金行每月7日交文件，但8月份RM18,400的供应商账单一直放在抽屉里，到12月才拿出来。这四个月里，8月的利润看起来比实际高了RM18,400，银行对账挂着RM18,400对不上文件的付款，老板还按这些不真实的数字规划年终花红。解决方法很简单：每个月向主要供应商索取对账单，逐张勾对手上的账单。

收据真的不见了，请看收据不见了怎么办；如果已经落后好几个月，先看账目拖延怎样补账。

不同行业还需要哪些额外文件？

有些生意每个月还要多交几样文件，适用的就加进清单：

• 贸易与零售：送货单（DO）和收货单、供应商退货与回扣单据，以及库存盘点表。详见库存会计指南。
• 餐饮：POS日结报告、外卖平台结算单，以及耗损或盘点记录。
• 承包商：进度款申请与证书、保留款（retention）、分包商账单和工地零用现金。
• 进口商及有海外供应商的公司：外币发票、运输与海关文件；如须实施电子发票，还有你为海外供应商开出的自开电子发票，详见自开电子发票指南。
• 服务业：已签的报价单或合约、收到的订金，以及长期工程的开单时间表。

WeCount 如何帮忙

WeCount的每月记账就是围绕这样的文件流程运作。你每个月把月结单、发票、账单和收据集中放在一个地方；团队负责记录销售与采购、为每个银行户口对账、追踪应收与应付账款、协助LHDN电子发票记录，并编制管理报表。对不上的银行记录会趁还容易回答时向你查询，年底时也已备好清楚的凭证记录，交给你的专业人士。受监管的审计、税务代理及专业会计服务，在需要时由具备相应授权的合作伙伴提供。详情请看每月记账服务或配套价格。