收据不见了，先向供应商索取副本或电子发票；拿不到时，调出银行或电子钱包付款记录，附在付款凭单上，并由花钱以外的人批准。凭单能让账目完整，但LHDN不一定接受单凭凭单扣税。平时用定额备用金制度管理零用金，每次补充前先点算对账。
- 收据遗失先向供应商索取副本或电子发票，多数都能补发。
- 付款凭单加银行或电子钱包记录能让账目完整，但不一定能扣税。
- 零用金采用定额备用金制度，先点算对账，只补回已花的金额。
- 付款当天就拍下收据，热敏纸会褪色，小单据也容易不见。
- 记录保存7年，用英文或马来文；电子记录须随时拿得出来。
收据不见了，第一步该做什么？
先想办法补回收据，只有供应商帮不上忙时，才用公司内部凭证补救。RM45的停车单、RM120的五金店采购、员工先垫钱说“收据迟点给”——每笔都不大，但累积一年，就可能是几千令吉说不清的开销。
放弃一笔开销之前，先按以下步骤处理：
- 向供应商索取副本。大部分商店、五金店和网店都能重印发票或用电邮重发。如果供应商有开电子发票，可要求开一张抬头是你公司的。
- 找出付款记录。调出显示日期、金额和收款人的银行、信用卡或电子钱包交易。
- 填写付款凭单。写明买了什么、为什么买、用在哪个工程或分行，并附上付款证明。
- 由他人批准。批准人应是董事或经理，而不是花钱的那个人。
- 在账上注明。标记“收据遗失—以凭单支持”，让记账员和税务代理一眼就看到。
动作要快。上周的单据，供应商通常还能补发；去年的就难找得多。
哪些文件可以证明公司开销？
供应商开出的单据最能证明开销；公司自己的凭单和银行记录只是较弱的补充。合格的支持文件要能说明付给谁、买了什么、什么时候、多少钱。由强到弱排列：
- 供应商发票或已验证的电子发票，抬头是你的公司。
- 供应商的正式收据或现金单。
- 补发或重印的发票，在原件遗失后向供应商索取。
- 公司内部付款凭单，附上付款证明，例如转账单、信用卡账单记录或电子钱包记录。
- 只有银行或信用卡月结单。它证明钱付出去了，却说明不了用途。
付款截图和月结单一样：可以证明已付款，但你仍需要商家收据，显示买了什么。
电子发票上路，并不代表普通收据就没用了。截至2026年10月，年营业额低于RM300万的企业一般豁免电子发票，而豁免供应商开出的普通收据，仍可作为开销证明。如果有开电子发票的供应商只给你普通收据，可在购买当月内要求开个别电子发票。原因可参考我们的合并电子发票指南。
清晰的照片或扫描件可以接受：记录可用电子方式保存，只要LHDN要求时拿得出来；记录须为英文或马来文。
没有收据，开销还能扣税吗？
有时可以，但要把“入账”和“申报扣税”当成两个不同的决定。经批准的凭单加上付款证明，能让记账员如实记下这笔开销，账目保持完整；至于LHDN是否接受这笔开销扣税，是另一回事，单靠凭单不一定足够。
三个老实原则：
- 说不清的，就不要申报。没有明确业务用途的金额，不应当作可扣税开销。
- 收据再完整，私人开销也不能扣。只有完全且专门为赚取业务收入而产生的开销才可扣税，私人用品不行。
- 数量是警号。一年几笔凭单支持的项目很正常；每个月一大堆，表示流程出了问题。
哪些开销可以扣税，请看马来西亚可扣税开销指南。如果面对税务审查而缺漏文件很多，请尽早咨询持牌税务代理。
定额备用金制度（imprest）怎么运作？
定额备用金制度就是给零用金设一个固定额度，补充时只补回已花掉的金额，所以现金加收据应永远等于固定额度。由一位保管人负责钱箱，每笔支出都要有收据或凭单，每次补充前先点算。
例子（数字仅供说明）：巴生谷一家咖啡馆设RM1,000零用金，用来付停车费、快递费、清洁用品和小维修。
| 月底点算 | 金额（RM） |
|---|---|
| 固定额度 | 1,000.00 |
| 钱箱里的收据和凭单 | 742.50 |
| 点算到的现金 | 257.50 |
| 收据 + 现金（应等于固定额度） | 1,000.00 |
| 以银行转账或支票补充 | 742.50 |
如果收据加现金只有RM985，就有RM15短缺，必须先查清楚再补充，而不是补了再说。每月流程很简单：
- 保管人加总凭单并点算现金。
- 另一人复核点算，并在汇总表上签名。
- 记账员把每笔开销记入正确科目。
- 补充金额等于凭单总额，额度恢复原数。
基本规矩：指定一位保管人；设单笔上限（例如RM200）；钱箱不借钱、不收欠条；大额或定期的供应商付款不走零用金，应通过银行支付，留下清楚记录。
零用金凭单要写哪些内容？
凭单应写明编号、日期、收款人、用途、金额、付款方式、签名和附件，让当时不在场的人几个月后也看得懂。使用预先编号的凭单，纸本或电子皆可：
| 栏目 | 填写内容 | 为什么重要 |
|---|---|---|
| 凭单编号 | 连续编号，例如 PC-0142 | 跳号即表示凭单遗失 |
| 日期 | 付款日期 | 让开销记入正确月份 |
| 收款人 | 姓名，尽量附上IC或公司注册号码及电话 | 说明钱付给了谁 |
| 说明及用途 | 买了什么、用在哪个工程或分行 | 支持业务用途 |
| 金额 | RM数字及文字 | 防止涂改 |
| 付款方式 | 现金、转账或电子钱包 | 对应付款记录 |
| 签名 | 收款人（现金付款时）、填写人、批准人 | 花钱与批准分开 |
| 附件 | 收据、付款证明、货品照片 | 凭单背后的证据 |
凭单适合没有正式收据的小额付款，例如不开收据的路边摊档。如果你的公司已开电子发票，付给非经营业务个人的部分款项（例如一次性的服务），可能还需要开自开电子发票（self-billed）。
员工报销政策应该写些什么？
报销政策应写明哪些可以报销、需要什么证明、提交期限、由谁批准，以及怎样发还款项。控制在一页纸内，让每个人花钱前都看过：
- 可报销项目：只限业务开销，并举例（停车、过路费、快递、客户用品），以及不可报销的（私人餐费、家用物品、交通罚单）。
- 所需证明：收据正本或清晰照片；只有付款截图不够。
- 期限：例如下个月5日前提交，让开销记入正确期间。
- 批准：批准人不能是申请人；董事本身的报销由另一位董事批准，或由记账员复核。
- 付款：按已批准的报销表以银行转账发还，而不是从零用金拿钱。
- 收据遗失：必须有凭单、付款证明和批准才接受，并按人记录次数。
留意警号：经常出现大额整数报销、同一个人常常“弄丢”收据、同一人申请又批准、频繁提现却没有凭单记录，以及长期没解决的零用金差额。每一项都应及早客气地问清楚。
怎样避免每个月都有收据遗失？
与其年底大搜查，不如养成每天的小习惯：付款当天就把收据拍下，存到记账员看得到的地方。
- 当场拍照。付款后立刻拍下收据。热敏纸收据会褪色，不要拖。
- 用同一个共享文件夹或电邮信箱。散落在私人聊天记录里的收据，等于已经遗失。
- 统一命名：日期、供应商、金额，例如 2026-10-03_五金_RM86。
- 每周核对。每周把收据与银行、信用卡、电子钱包和零用金记录对一次，缺的几天内追回。
- 按月归档。每个月的文件夹保存7年，详见公司记录要保存多久。
电子钱包也需要同样的纪律。尽量用公司名下的电子钱包付款；充值当作转账而不是开销；每月像小型银行户口一样对账。用私人钱包或私人卡付公司开销，问题就和公私户口混用一样。每月要交哪些文件，可看记账需要的文件清单。
WeCount 如何帮忙
WeCount 的每月记账服务包括把收据和凭单与银行、电子钱包及零用金记录逐笔核对，在还能补回时及早发现缺失文件，并按月整理支持文件。你每个月会收到一份简短的待追清单，而不是到年底才发现问题。欢迎了解我们的每月记账服务或每月RM388起的配套。WeCount 负责记账；受监管的审计、税务代理及专业会计服务，在需要时由获授权的合作伙伴提供。
常见问题
银行月结单可以当开销证明吗？
银行或信用卡月结单能证明你付了钱，但说明不了买了什么、为什么买。最好与收据、发票或经批准的付款凭单一起使用。单独使用时证明力较弱，这类项目应只是少数例外。
LHDN接受收据照片吗？
记录可以用电子方式保存，所以清晰的照片或扫描件一般可以接受，前提是LHDN要求时拿得出来。要妥善保存并备份，保留7年，并确保商家名称、日期、金额和明细都看得清楚。如有疑问，请向税务代理确认。
小公司零用金应该放多少？
够应付两到四周的日常小额现金开销就好，不宜过多。实际做法是把额度设在接近平时每月零用金开销的水平。较大或定期的付款应通过银行，留下清楚记录。
员工用私人电子钱包付了公司开销，怎么入账？
请员工提供商家收据和电子钱包交易记录，再通过由他人批准的报销表发还。开销属于公司，发还的款项只是结清公司欠员工的钱。尽量鼓励使用公司名下的电子钱包或公司卡。
付款凭单和收据有什么不同？
收据由供应商开出，证明他们收到了你的钱；付款凭单是公司自己的内部文件，记录某笔付款已支付并获批准。凭单可支持没有正式收据的付款，但证明力不如供应商文件。
官方资料来源
本指南为截至所示日期、针对马来西亚企业的一般资讯，并非税务、法律或审计建议。LHDN、SSM 与 JKDM 的规定可能变动——行动前请以最新官方指引为准，或咨询持牌税务代理或审计师。凡需受监管的审计、税务代理及专业会计服务，均由具备相应资质的合作伙伴提供。
