在马来西亚，公司随时可以换会计或记账公司，只需遵守服务条款中的通知期。关键是定一个清楚的截止日（最好在财政年结之后），向旧会计索取总账、试算表、上一份财务报表、税务计算表和原始单据，核对期初余额，再通知公司秘书、税务代理和审计师。
- 换会计是一个交接项目：保存记录7年的责任，始终在你的公司身上。
- 最干净的时机是年结和Form C完成后，但年中以月底为截止日也可以。
- 要索取总账、试算表、财务报表、税务计算表、资产登记表、对账、薪资、SST和电子发票记录。
- 期初余额不可照单全收：银行、应收、应付和法定供款余额都要先对照证据。
- 撤销旧服务商的银行和政府系统权限，并通知公司秘书、税务代理和审计师。
公司可以随时换会计或记账公司吗？
可以。由谁做账是公司自己的决定，而保存记录的责任始终在公司身上：根据《2016年公司法》，公司必须备存能解释其交易的会计记录，在60天内入账，并保存7年；《所得税法》同样要求记录保存7年。换服务商并不改变这些义务，只是把工作交给另一方。
行动前，先翻看现有的委任书或服务合约：通知期多长、还有哪些费用未付、记录如何归还。不论起因是报表迟交、问题没人回复，还是账目每到申报期限前都追不上，都把换会计当成一个小项目来处理，分三部分：截止日、记录清单和核对步骤。
什么时候换会计最合适？
最干净的时机，是财政年度已经结账、Form C也已呈报之后，因为这样一个完整年度只由一家服务商负责。年中换也可以，只要在某个月底设一个清楚的截止日（cut-off）。
| 时机 | 好处 | 要注意 |
|---|---|---|
| 年结和Form C完成后 | 每个财政年度只有一家服务商；新服务商从最终余额开始 | 等待可能意味着再忍受几个月不理想的服务 |
| 年中、在某个月底 | 可以马上行动；截止日容易界定 | 新旧两家的工作必须在截止日准确衔接 |
| SST申报期结束时 | 每期两个月的SST申报只由一家处理 | 只适用于已注册SST的公司 |
| 申报期限前夕 | 不值得冒这个险 | Form C须在财政年结后7个月内呈报（LHDN一般给予电子报税1个月宽限）；财务报表须在6个月内分发给股东 |
如果申报期限已近，可以考虑让现有服务商和税务代理先完成这次申报，之后马上换。先用Sdn Bhd年度合规日历和Form C截止日期指南排好日期。
要向旧会计索取哪些记录？
凡是新服务商接手时不必重建历史就需要的资料，都要索取——以书面列出清单，并给一个合理的期限。可用以下交接清单：
| 记录 | 新服务商为什么需要 |
|---|---|
| 截止日的总账和试算表 | 每一项期初余额的起点 |
| 会计科目表 | 让账目沿用相同结构 |
| 上一份财务报表（已审计或未审计）及年终调整 | 确认总账与已申报的数字一致 |
| 税务计算表、Form C副本和CP204计算资料 | 结转项目，以及下一次预估的依据 |
| 固定资产登记表，以及折旧和资本津贴附表 | 未来的资本津贴取决于这些历史 |
| 应收和应付账款账龄表 | 确认客户欠你多少、你欠供应商多少 |
| 截至截止日每个银行户口的银行对账 | 证明现金余额 |
| 薪资记录：工资单、EA表格、公积金、社险、EIS和PCB缴款 | 法定薪资记录保持连续 |
| SST申报及计算资料（如已注册） | 不同SST申报期之间的衔接 |
| 电子发票记录，包括合并电子发票和贷项通知单 | 让MyInvois与销售记录对得上 |
| 贷款、分期付款和董事往来账附表 | 最容易被忽略的余额 |
| 原始单据：发票、收据、月结单、合约 | 必须保存7年的证据 |
| 未解决事项清单 | 旧服务商知道却还没处理的问题 |
索取能直接使用的档案——总账导出档加上按月份整理的单据——而不是打印本。有些服务商把内部工作底稿视为自己的资料，所以要具体列明你需要哪些附表。账目结构可参考中小企业会计科目表怎么编。
截止日和期初余额怎么处理？
截止日是旧服务商负责的最后一天；新服务商从第二天开始接手，期初余额等于截止日的期末试算表。接受这些余额之前，每一项都要用独立证据核对：
- 银行余额对照银行月结单，有差额就做对账说明
- 应收和应付账款对照客户及供应商明细
- 固定资产对照资产登记表
- 应付的公积金、社险、EIS、PCB和SST，对照截止日之后实际缴交的金额
- 董事往来账对照董事自己的记录
计算示例（仅供说明）：一家槟城五金商以6月30日为截止日更换服务商。核对旧服务商的试算表后发现：
| 6月30日余额 | 试算表 | 证据 | 差额 |
|---|---|---|---|
| 主要往来户口 | RM48,250 | 银行月结单RM48,600 | RM350 |
| 贸易应收账款 | RM38,100 | 客户明细RM36,250 | RM1,850 |
| 应付公积金 | RM2,860 | 7月12日已缴RM2,860 | 无 |
原来RM350是6月30日收到、却没有入账的客户订金；RM1,850则是一张5月已取消、已从客户明细删除，但总账里没有冲销的发票。两项都在6月30日的账上调整好，才确认期初余额；如果没有核对，这两个错误就会悄悄带进新账里。银行对账指南示范了如何追查这类差额。
换会计时还要通知谁？
凡是依赖你的账目、或拥有你系统权限的人，都要通知：
- 公司秘书——负责公司在SSM的法定记录。告诉他们现在由谁负责编账，并确认旧公司是否也提供公司秘书服务，因为更换公司秘书是另一项程序。
- 税务代理——如果旧公司同时是你的税务代理，要在下一次Form C或CP204日期之前，及早委任新的持牌税务代理。
- 审计师——需要联系新服务商索取来年的记录。如果你也要换审计师，请按公司秘书的建议办理，因为委任审计师是公司的正式决定。
- 银行——撤销旧服务商的查看权限，再为新服务商开通。
- 政府系统——检查MyInvois、MyTax、MySST、KWSP i-Akaun和PERKESO ASSIST的用户权限，移除旧服务商，只在需要时加入新服务商。
不确定谁负责哪个角色？见会计师、审计师、税务代理和公司秘书的区别。
顺利交接的步骤是什么？
- 细读服务条款：通知期、未付费用和记录归还方式。
- 与新服务商商定截止日，避开申报期限前的几个星期。
- 发出通知前，先确认新的服务范围和补账报价（如有）。
- 以书面发出通知，附上记录清单和期限。
- 任何收费争议都另外解决或记录下来，不要让它卡住记录交接。
- 收到档案后按清单核对，列出缺少的项目。
- 用月结单和明细核对期初余额。
- 转移银行和政府系统权限，并通知公司秘书、税务代理和审计师。
- 让新服务商把账从截止日补到当月。
- 保留一份交接档案：清单、往来信件和双方确认的期初余额。
如果发现账目已经拖了好几个月，这个缺口就会变成一个独立的补账项目——见积压账目怎么补。
换会计时常见哪些错误？
- 没有清楚的截止日。两家都记了同一个月，或者两家都没记。
- 在Form C前夕更换。新团队要在申报期限的压力下熟悉你的账。
- 未经核对就接受余额。旧错误成了新服务商的起点。
- 年终调整没有入账。如果最终数字是在总账以外调整的，期初余额就会和上一份财务报表对不上。
- 丢失税务历史。以后的年度仍需要资本津贴附表和过去的税务计算表。
- 原始单据缺失。公司仍须在7年内能拿出记录，所以现在就要收齐——见公司账目要保存几年。
- 旧权限没有关闭。前服务商仍可进入银行或政府系统，是本可避免的风险。
WeCount 如何帮忙
WeCount 可以从双方约定的截止日起，接手你的每月记账。每月服务包括记录销售和采购、银行对账、应收应付追踪、LHDN电子发票支援和管理报表；到了年底，我们把整齐的记录和佐证交给你的审计师和税务代理。如果账目拖欠，旧账整理会在开始前另外报价；配套每月RM388起，按你的交易量和需要配对。受监管的审计、税务代理及专业会计服务，在需要时通过具备相应资格的合作伙伴提供。联系我们谈换服务商，或查看配套。
常见问题
换会计需要旧会计同意吗？
不需要。由谁做账是公司自己的决定，不过要遵守服务条款里的通知期。保存会计记录和原始单据的责任始终在公司，所以一发出通知，就应以书面列明清单和期限，向旧会计索取这些记录。
Form C还没报，可以换会计吗？
可以，但风险较高。Form C须在财政年结后7个月内呈报，LHDN一般给予电子报税1个月宽限。如果申报期限已近，通常比较稳妥的做法是让现有服务商和税务代理先完成该年度，之后再以清楚的截止日更换。
旧会计不肯交还记录怎么办？
以书面提出要求，逐项列明记录和期限，并保留所有往来信件的副本。能从源头重新取得的就先取得：银行月结单向银行索取、电子发票从MyInvois下载、报税记录通过MyTax查看。如果记录仍被扣留，应寻求专业或法律意见，不要让账目留下缺口。
换记账公司要多久？
没有固定时间。如果记录齐全、余额已经对好，交接主要是核对和移交。单据缺失、户口没对账或积压几个月的账，就会变成补账项目。及早开始，并避开报税期限，换会计会比较顺利。
换会计要通知LHDN或SSM吗？
单纯更换记账服务商属于私人安排。但如果同时涉及税务代理、审计师或公司秘书，这些角色各有正式程序。请向公司秘书和新的税务代理确认哪些资料需要更新，政府系统上的用户权限则由你自己检查。
官方资料来源
本指南为截至所示日期、针对马来西亚企业的一般资讯，并非税务、法律或审计建议。LHDN、SSM 与 JKDM 的规定可能变动——行动前请以最新官方指引为准，或咨询持牌税务代理或审计师。凡需受监管的审计、税务代理及专业会计服务，均由具备相应资质的合作伙伴提供。
